今回は、仕事での会議についてです。
- 会議が無駄に感じることがよくある…
- そもそも会議は何のためにやるの？
- 会議を効率的に実施する方法
こんな疑問に答える内容でブログを書きました。
この記事でわかること
この記事でわかるのは、仕事での会議を意味のあるものにするために、どうすればよいかです。
会議のそもそもの役割、普段の通常業務やプロジェクトを進めるために会議をどう活用すればよいかの具体的な方法を解説します。
ぜひ最後まで読んでいただき、仕事での参考にしてみてください。
会議の役割
いきなりですが、会議とは何のためにやるものでしょうか？
会議とは、人を動かすための場です。
会議を意思決定をする場にし、決定とアクションの役割と責任を明確にすることが、会議の役割です。
会議には関係者が集まります。その場で決めきれば、関係者という ｢公衆の面前｣ で意思決定がされたことになります。関係者が出席している場での決定事項とアクションは、公式なものです。
会議により、役割と責任が与えられ、やらないわけにはいかない状況にするのです。
逆に言えば、会議の時間では決まらずに持ち越しになり、特定の一部の人だけで会議後に裏で決められると、その場に居合わせなかった人には意思決定が見えません。役割とアクション内容への責任があいまいになる可能性があります。
会議の時間で、しっかりと意思決定と決定事項へのアクションまで落とし込みます。これが、会議とは人を動かす場ということの意味です。
会議を効率的に実施する方法
では、会議をどうすれば ｢人を動かす場｣ にできるのでしょうか？
ここからは、会議を効果的に実施する方法を解説します。次の3つに分けて、順番に見ていきます。
会議を効果的に実施するために
- 会議前の準備
- 会議中にやること
- 議事録
[会議のポイント 1] 会議前の準備
会議は準備が大事です。
具体的に、どんな準備をすればよいでしょうか？
会議の準備では、次のことを考えて事前に会議設計をします。
会議設計 (準備項目)
- 会議の目的、ゴール設定 (目的を達成した時の具体的な状態) 、アジェンダ
- 会議プロセス (各アジェンダごとに、どういう議論の仕方でゴールまで持っていくかの想定)
- 出席者や場所の選定
準備の内容で大事なのは、特に1つ目の目的とゴール設定です。
目的を明確にし、会議が終わった後にどういう状態になっていれば会議は成功したと言えるのかのゴール設定をします。ゴール設定は、会議の終了条件です。こうなれば会議が終われる (目的を達成している) という状態です。
会議設計の情報は、事前に参加者に共有をします。できる限り、会議の24時間より前までに送ります。
[会議のポイント 2] 会議中にやること
会議を生産的な場にするために、会議中のポイントは以下になります。
会議中にやること
- 始め方 (目的とゴールへの参加者の認識を合わせる)
- 可視化、活性化
- 終わり方 (決定とアクションの明確化)
いくつか補足します。
補足 1: 始め方
会議の冒頭では必ず、目的とゴール設定を再度伝えます。可能なら、口頭で伝えるだけではなくホワイトボードなど目に見えるところに書きます。
事前にも送っているのですが、会議オーナーにとってはしつこいと思えるくらいに、目的とゴールの認識合わせを徹底します。
補足 2: 可視化･活性化
会議では、発言からのアイデアや意見を可視化していきます。具体的には、ホワイトボードを使うとよいです。
発言内容からゴールにつながると思うものを拾ってメモをするイメージでホワイトボードに書いていきます。
ホワイトボードを使う効果は、たとえ会議で意見が対立する内容でも、皆がホワイトボードに目を向けるので対立構造が和らぐことです。
発言を活性化するためには、問いかけが有効です。
具体的には、｢なぜか｣ ｢具体的には｣ ｢例えば｣ ｢他にはないか｣ などと、発言者に質問をして掘り下げていきます。問いかけは、別の参加者に発言を振る時にも効果的です。
補足 3: 終わり方
会議は、少なくとも終了5分前にはクロージングの時間にします。
会議の目的に照らし合わせて、ゴールは達成したか、決まったこととアクションについて認識をすり合わせます。
ここで手を抜かずに、曖昧さをなくします。
アクションへは、｢何を｣ ｢誰が｣ ｢いつまでに｣ と役割と責任を明確にします。口頭だけではなく、ホワイトボードなど視覚的に確認をします。
[会議のポイント 3] 議事録
会議で決まったことをフォローする意味でも、議事録の役割は重要です。
会議を人を動かす場にするために、議事録には以下を書きます。
議事録の内容
- 会議の目的
- 決定事項 (意思決定とアクション (何を･誰が･いつまでに) )
- 根拠 (決定や判断理由)
議事録は会議中に同時並行でつくっていき、会議後のなるべく早いタイミングで関係者に送ります。
会議後から送付までのタイムラグがあると、会議の熱量が冷めてしまう可能性もあります。そうなると、アクションの遅れにつながります。
議事録を単に記録物としてではなく、人を動かすツールと位置づけます。
まとめ
今回は、会議についてでした。
会議の役割、どうすれば会議を効果的に実施できるかの方法を解説しました。
最後に今回の記事のまとめです。
- 会議とは、人を動かすための場。会議を意思決定をする場にし、決定とアクションの役割と責任を明確にする
- 会議内で意思決定とアクションまで落とし込む。
その場で決めれば、｢公衆の面前｣ で意思決定がされ、公式のものになる。会議により、役割と責任が与えられるので、やらないわけにはいかない状況にする
- 会議を効果的に実施するためのポイントは、
- 会議前の準備 (目的･ゴール設定･アジェンダ)
- 会議中にやること (始めの認識合わせ、発言の可視化と活性化、終わりの認識合わせ)
- 議事録 (単に記録物としてではなく人を動かすツールにする)