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今回は、仕事でのミーティングで、会議室のホワイトボードを使う効用を書いています。
ミーティングをより良くするために、ホワイトボードの効果的な使い方をご紹介します。
エントリー内容です。
- 勉強会で、ホワイトボードが議論を盛り上げてくれた話
- 新しい使い方への気づき
- まとめ (ホワイトボードの効用と有効な使い方)
勉強会で、ホワイトボードが議論を盛り上げてくれた話
以前に、ある少人数勉強会に参加した時のことです。
第一回の勉強会では、参加者一人ひとりの自己紹介から始まりました。生い立ちやこれまでのビジネスキャリア、今の仕事、今後やりたいこと、最近の関心テーマなどを一人10分程度で話しました。
自己紹介で出てきた単語で気になったものを、ホワイトボードに書いていきました。ホワイトボードには、たくさんのキーワードがプールされました (50個以上) 。
この体験で興味深かったのは、単にキーワードが並んでいるだけでも、ホワイトボードが有効に使われたことです。ホワイトボードを見ながら皆で話していると、異なる複数の単語が掛け合わさり、議論が盛り上がりました。
新しい使い方への気づき
仕事のミーティングでホワイトボードを使う場合は、うまくまとめて書こうという意識が働きます。
逆に言えば、まとまらないと思うとホワイトボードにどう書いていいか迷ってしまいます。
勉強会で思ったのは、単純にメモをするようにメンバーの発言を、その場でホワイトボードに拾っていくだけでも、ホワイトボードを使う効果があることです。
あらためて思ったのは、ミーティング中にさっきまで話し合っていた論点やキーワードは、自分が思っているほど全てを覚えきれていないということです。
参加者の発言を聞いたり、自分が発言しようとしていることを考えていると、その内容に集中します。ミーティングの全体の流れやそれまでに出たキーワードへの意識が低くなります。
ホワイトボードにキーワードや論点が書かれているだけで、ミーティング内容が可視化されます。可視化によって、それまで話し合ったことが整理されるだけではなく、新しい気づきにつながります。
参加者は皆、ホワイトボードを見ながら考えたり発言をするので、メンバー間の認識が揃う効果もあります。
ホワイトボードを使うことによる別の効用は、ミーティングで自分がリーダーシップを出せることです。
皆の発言を拾いながらホワイトボードに書く役割をしていると、会議をファシリテーションできます。参加者に発言を促したり、他の人に話を振ることによって会議の場が活性化されます。
まとめ (ホワイトボードの効用と有効な使い方)
今回の内容をまとめます。ミーティングでホワイトボードを使うことによる効用は、以下です。
ホワイトボードの効用
- ミーティング内容の可視化 (言語化や図解) と整理。可視化によってアイデアが生まれるなど新しい気づきが得られる
- 議論の内容が可視化されたホワイトボードを見ながら話し合うので、メンバーの認識が揃いやすい
- リーダーシップを発揮できる。参加者の発言を促しやすくなり、会議をファシリテーションできる。会議の場が活性化される
ミーティングでホワイトボードに何を書くとよいかのまとめです。
以下を普段の仕事での会議でホワイトボードに書くと、会議がより良くなります。
ホワイトボードを有効に使うために、書くと良いこと
- 会議のゴール設定 (会議が終わった時の目指す状態)
- 論点 (問い)
- キーワード (その時はキーワードだと思わなくても、ホワイトボードにメモで書いておく)
- 図解や表
- 決まったこと、次回への持ち越し、アクションアイテム (ToDo: 何を･誰が･いつまでに)
最後に
今回の関連エントリーのご紹介です。冒頭で取り上げた、参加した勉強会について書いたものです。
よろしければ、ぜひご覧ください。