Free Image on Pixabay
1151回目のブログ更新です。
今回は、会議でのファシリテーションについてです。会議の参加メンバーの前提や認識を合わせるために、私がファシリテーターとして大事にしていることをご紹介します。
このエントリーで読んでいただきたい内容は、以下です。
- 会議で認識をそろえるポイント (7つ)
- なぜ認識を合わせることが大事なのか
- ファシリテーターの役割
会議で認識をそろえるポイント (7つ)
特に自分が会議のファシリテーターをやる時に、会議中に意識していることは参加者の認識をそろえることです。
具体的にやっていることは、以下の7つです。
- 議論の出発点と到達点の認識を合わせる
- タイミングを見て、ここまでの議論の流れを確認する
- スケジュール感をそろえる (例: 来月中旬までではなく、2月15日までと日付で確認する)
- 言葉の定義や意味 (特にカタカナや特有の用語) 、指示語が何を指しているかを確認する
- 主張だけではなく根拠も言ってもらう
- 具体例 (実際に起こった事実) で説明してもらう
- 数字で表現してもらう (例: ｢問題ない｣ を5段階や10段階で表現すると、100点満点で何点か)
なぜ認識を合わせることが大事なのか
会議に限らず、そもそもなぜ相手と前提などの認識をそろえることが大事なのでしょうか？
人は立場によって見方が異なります。目の前の事実にも解釈は人によって同じではありません。自分には当然のことでも、相手からすると必ずしも同じ捉え方はされないのです。
前提が違ったり認識が合っていないと、議論が噛み合いません。特にビジネスの会議のような人が時間を取って集まり、それだけコストがかかっている状況では、噛み合わない議論は仕事の生産性を下げます。
認識を 100% そろえることは不可能だとしても、ファシリテーターの役割はなるべく早いタイミング、ずれが浅い段階で先ほど挙げたような方法から参加者の間での認識を合わせることです。
ファシリテーターの役割
ファシリテーターの役目を俯瞰すると、ファシリテーターは議論の可視化と活性化、メンバーが腹落ちする納得感の高い合意形成を支援することです。会議で話したこと、決めたことをいかに自分ごと化できるかです。
そのために私が大切にしたいことの1つが、メンバー間の認識を合わせることです。合わせきれなくても、少なくとも何が共通していて、何に隔たりがあるのかについて相互理解をしている状態にもっていくことです。
他に大事なのは ｢会議の準備｣ です。
具体的には、目的とゴール設定、参加メンバーの把握、目的からアジェンダへの落とし込み、時間配分、ポストイットや必要に応じて印刷配布物の準備です。アジェンダの中でも特に重要なものは、事前課題として参加者にあらかじめ考えてもらうことを依頼します。
最後に
今回は、会議でのファシリテーションについて書きました。
私が思うファシリテーターの役割は、会議での触媒者です。
ファシリテーターが前に出すぎて仕切るよりも、いかに会議の場を活性化させるか、認識をそろえるための確認や可視化、会議でのアイデアや意見の創発を経て腹落ちする合意形成ができるかです。
最後にまとめとして、そのために大切にしたいのは以下です。
- 会議で認識をそろえるためには、到達点や議論の流れ、言葉やスケジュール、根拠などを丁寧に確認する
- 認識を合わせるのは、人によって立場や見方が異なり、同じものにも解釈が異なるから。認識がずれたままの議論は生産的ではない
- ファシリテーターの役割は触媒者。可視化、活性化、腹落ちする合意形成を支援する