今回は、会議についてです。
この記事でわかること
- 会議とは何か
- 全体像を広げて捉えよう
- 会議のインとアウト
この記事では、仕事での会議をより生産的に、有意義な時間にするためにどうすればいいのかを掘り下げています。
ぜひ記事を最後まで読んでいただき、お仕事での参考にしてみてください。
会議とは何か
そもそも会議とは何でしょうか？
皆さんはもし、｢会議とは何か｣ と聞かれれば、どのようにお答えになるでしょうか？
ビジネスでは、何か目的があって関係者が2人以上集まりコミュニケーションをすれば、それは全て会議です。
正式にカレンダーに会議が入っていなくても、同僚と立ち話をする程度でも広い意味では会議になります。
では、会議の時間を有意義に使うためには、どうすればいいでしょうか？
会議の位置付けを見極める
会議とは手段です。
業務や、もっと広く捉えると事業全体の中で、関係者とコミュニケーションをする必要に迫られれば会議が設定されます。コミュニケーションの必要性とは、具体的には議論をする、アイデアを出す、意思決定をする、情報共有です。
業務工程や事業全体から全体像を広く見て、会議の位置付けを捉えるといいです。
会議のインとアウト
会議の位置づけが明確になれば、会議設計を作ります。私は、会議は準備が8割だと思っています。それぐらい会議の準備として会議設計が大事です。
会議設計の事前準備に加えて、会議後にも目を配ります。
まとめると、会議で大事なのは ｢イン｣ と ｢アウト｣ です。では、具体的にインとアウトのために何をすればいいでしょうか？
会議のイン
会議に必要なインは二つあります。
一つは、会議前の状況の整理です。背景や前提としてどういう状態なのかを理解します。
もう一つは、会議設計です。会議設計を分解すると、次のようになります。
会議設計
- 背景
- 目的とゴール設定 (目的を達成した時の状態)
- アジェンダと論点
- 会議参加者
- 時間配分
- 会議の進め方 (プロセス)
- 会議資料
では次に、会議のアウトについて見ていきましょう。
会議のアウト
アウトも二つあります。
一つは、会議が終わった次にどうなるかです。会議の後工程に目を向けます。
もう一つが、会議の成果物です。会議からどんなアウトプットを作るかです。
会議のアウトプット
- 意思決定と根拠
- アクションアイテム (何を, 誰が, いつまでに)
- 議事録
前工程と後工程まで広く捉えよう
ここまで会議に必要なインとアウトについて見てきました。
インとアウトの重要性が意味するのは、会議の時間を有意義に使うためには、前後も踏まえたより広く会議を捉えることの大切さです。
会議を機能させるイン、そして会議をその場だけで終わらせないアウトです。
まとめ
今回は会議についてでした。
いかがだったでしょうか？
最後に今回の記事のまとめです。
会議とは
ビジネスで何か目的があって関係者が2人以上集まりコミュニケーションをすれば会議。カレンダーに会議が入っていなくても、同僚との立ち話でも広い意味では会議になる。
会議の ｢イン｣
- 会議前の状況の整理。背景や前提はどういう状態か
- 会議設計 (背景, 目的とゴール設定, アジェンダと論点, 会議参加者, 時間配分, 会議の進め方, 会議資料)
会議の ｢アウト｣
- 会議が終わった次にどうなるかの後工程
- 会議の成果物 (意思決定と根拠, アクションアイテム (何を, 誰が, いつまでに) , 議事録)
広く捉えよう
業務工程や事業全体から全体像を広く見て、会議の位置付けを決める。会議の時間を有意義に使うためには、前後も踏まえたより広く会議を捉える。