2016/10/17

あなたのレポートやプレゼンには 「事実」 「洞察」 「行動の提案」 まで入っていますか?


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書籍 外資系コンサルの知的生産術 - プロだけが知る 「99の心得」 に紹介されていた1つが、知的生産物の作成にあたって、行動まで提案することでした。

ここで言う知的生産物とは、レポート、企画提案書、プレゼン資料などを指しています。

本書からの引用です。

知的生産に従事する立場にある人であれば、 「常に行動を提案する」 という意識を持っておいてほしいと思います。 「行動を提案する」 というのはつまり 「ではどうするべきか?」 という問いに対して解答を出す、ということです。

そもそも、ビジネスの世界に限らず、わたしたちが知的成果として世に訴えられる情報は基本的に三種類しかありません。その三つとは 「事実」 「洞察」 「行動」 です。かつて世の中に生み出された知的考察の全てが、これらの三つのどれかに分類されます。

(中略)

特にビジネスにおける知的生産は 「行動の提案」 まで踏み込むことで初めて価値を生み出す、ということを意識しておきましょう。

(中略)

膨大な情報を集め、緻密な分析を積み上げ、そこから得られたさまざまな示唆をドヤ顔で説明することはできるのに、 「ではどうすればいいのですか?」 とたずねると、そこから先に進めない人があまりにも多い。もう一歩、あと一歩で頂上というところまで来ているのに、そこで歩みを止めてしまう。

例えば調査レポートで考えると、事実 / 洞察 / 行動のどこまで含まれているかは、次のような例です。

  • 事実のみ:市場規模は前年比で +10% 拡大
  • 事実 + 洞察:市場規模は前年比 +10% で拡大し、他の要素も考慮すると今後も拡大傾向が続くと考えられる
  • 事実 + 洞察 + 行動:市場規模は前年比 +10% で拡大し、この傾向は今後も続く。従ってこの市場にすみやかに参入するために部署を横断した組織をつくる必要がある

経験上、多くのレポートは集計結果がグラフや数表だけが並んでいる状態です。これは前述の事実 / 洞察 / 行動の3つのうち、事実だけしかないレポートです。

そこから一歩踏み込んで、事実はどう解釈できるかや So what などの洞察があるレポートは多くなく、さらに行動への提案まで含まれているレポートは少ないです。

本書では、知的生産に従事する立場にある人であれば 「常に行動を提案する」 というスタンスを持つべきであるという問題提起をしています。

では、行動の提案まで入れ、受け手にとってわかりやすい知的生産物にするには、どのようにつくればよいのでしょうか。ヒントは本書の別のところにあります。コンテンツを What, Why, How の3つでまとめるという考え方です。

アウトプットが What、Why、How の三つの要素を備えているかを意識してみましょう。ここでは、What は 「やるべきこと」 、Why は 「その理由」 、How は 「具体的なやり方」 を意味しています。この中のどれが欠けたとしても、知的生産物は不完全なものになってしまいます。

What とは、知的生産物の受け手 (例: レポートの読み手) がやるべきアクションです。知的生産物は最終的に 「行動の提案」 につながらなくてはならないと考えると、What が 「行動の提案」 になります。

ポイントは、What だけではなく受け手が実際に行動に移れるために、Why (その行動を取るべき理由) と How (具体的にどう行動すればよいか) まで知的生産物に含めることです。

Why で伝える例としては、

  • なぜ What で示された行動をするべきなのか
  • What をすると何が得られるのか
  • What をしないとどのようなことが起こるのか

人は自分にとってメリットがなければ動きません。もしくは自分が損をする可能性があり、それを回避するために動きます。

What (行動すべきこと) の提示だけでは不十分な理由がまさにこれです。Why を示し、受け手がそれならやってみたい、やらないとまずいと自分事として思ってもらえるかです。

How は、具体的なアクションプランです。アクションプランを1つに絞ることはできない場合は複数の提示でもよいでしょう。

レポートやプレゼン資料などの自分の知的生産物が、What, Why, How の3つで構成されているか、事実の提示だけではなく示唆や行動への提案にまで踏み込んでいるか。作成にあたって意識しておきたいことです。




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