2016/06/20

24時間以内のメール返信ルールを守るための Gmail の使い方をご紹介




仕事のメールで、自分のルールは「返信が必要なメールは、受信後24時間以内にレスをすること」です。ゴールデンウィークや年末年始の休暇を除き、普段は土日も含めてこのルールは守っています。

メールの大部分は受け身の対応です。一日の受信メールのうち、多くは読むだけです。返信を必要とするメールも、来たものを返すので受動的なものです。自分から能動的にメールを送る件数は、受け身で処理するメールの件数に比べると少ないです。

受動的なメールに時間を使っていると、本来自分がやりたい仕事に時間を割けません。メール受信後の24時間以内で返答するためには、いかにメール処理を効率良くするかが大事になってきます。

今回のエントリーでは、24時間以内に仕事のメールを返信するルールを守るために、どんなメールの使い方をしているかをご紹介します。

なお、今の会社で使っているメールは、Google Apps for Work の Gmail を使っています。インターフェイスは @gmail.com と同じです。

■ 受信トレイのちょっとした工夫がポイント

Gmail でのメール処理を効率良くするためのポイントは、受信トレイの使い方です。少しの工夫をするだけで、メールに使う時間を減らし、かつ返信忘れも防げます。

受信トレイの設定で大事なのは2つあります。

  • 優先度が高くなく緊急度も低いものは受信トレイに入らないようにする。フィルタ機能を使う
  • 受信トレイ内の処理したメールを、受信トレイから除いていく。アーカイブ機能を活用

1. フィルタ機能で、受信トレイに入れない

フィルタを使えば、指定した条件のメールを受信トレイからスキップし、指定フォルダに入れておくことができます。

フィルタ機能で受信トレイに入れない対象は、返信する必要がなく、定期的に送られてくるメールです。例えば、社内週次連絡メールや、グループメール、メルマガなどの外部からのものです。

これらのメールは受信後にその都度読むよりも、まとまった時間で一気にメールを処理します。受信トレイに入れておく必要はないので、他のフォルダにまとめて保管します。

フィルタ設定の方法は、パソコンの Gmail 画面の右上のギアアイコンからできます。

ギアアイコン → 設定 → (設定画面に遷移) → フィルタとブロック中のアドレス → 新しいフィルタを作成

フィルタ条件は、送信元のアドレスを From に入れる、件名を入れるなどで設定します。右下の「続行」をクリックし、次のページで「受信トレイをスキップ (アーカイブする) 」「ラベルを付ける」の2つにチェックします。ラベルはフォルダのことで、適当な名前を入力します。

これで、指定条件のメールは受信トレイに入らない設定ができます。

2. 受信トレイの処理済メールはアーカイブする

受信トレイ内の処理済メールについてです。既読し返答の必要がないものは受信トレイに残さずにアーカイブします。アーカイブは、受信トレイ内から消えますが「すべてのメール」には残ります。

アーカイブの方法は、メールを開いている状態でショートカット「e」を使います。メールの上部に下向き矢印を押してもアーカイブできます。

あるいは、メール送信時に「青色の送信と ↓」を押して送信すれば、送信後にアーカイブされます。メール送信は処理済なので、「送信と ↓」を使うとよいです。

フィルタで受信トレイに入るメール件数を減らし、アーカイブで処理済メールを受信トレイから除外できれば、受信トレイ内に残っているものは、次のいずれかになります。① 未読メール、② 既読したもので返信が必要なもの、③ ざっと読んだが後でしっかり読む必要があるもの。つまり、未処理なメールだけが受信トレイに残ります。

受信トレイの理想的な状態は、メールが1件も残っていないことです。全てのメールが処理されていることです。

私が最低限で実現していることは、受信トレイ内に未読メールが常にゼロである状態です。長いメールでも開き、概要だけでも理解します。ポイントは、返信が必要なものかどうかと、どれくらいの緊急度で処理すればよいかを把握することです。

返信が必要なメールは常に受信トレイに残っていることで、返信忘れを防ぐことができます。処理済みのメールは全てアーカイブされているので、受信トレイで目に入るメールは全て何かしらの処理が必要なものです。

この状態を常に保つことで、「受信後の24時間以内に返信する」ことが可能になります。

■ 受信メールを見逃さない工夫

Chrome の Gmail 拡張機能で使っているのが、Checker Plus for Gmail™ です。

受信トレイでメールを受信すると即座にアイコンで表示されます。アイコンをクリックすればメールを確認でき、読んで処理済メールになる場合は、その場でアーカイブができます。Gmail ユーザーで Chrome を使っていれば便利な拡張機能です。

■ Gmail で重宝しているショートカット

Gmail でよく使う操作のショートカットキーを覚えておけば、処理が早くなります。Gmail では多くのショートカットが用意されています (一覧はこちら) 。

その中から、普段よく使っている便利なショートカットは以下です。

  • メールを読んだ後
    • アーカイブしてメール一覧に戻る:e
    • アーカイブせずにメール一覧に戻る:u
  • 送信のためにメールを書くとき
    • 全員に返信:a
    • 送信者のみに返信:r
    • 転送:f
    • メール新規作成:c
  • その他の便利なショートカット
    • 受信トレイに移動:g+i (g を押しながら i)
    • すべてのメールに移動:g+a (g を押しながら a)
    • Gmail 検索ボックスに移動:/

■ 未読メールの検索方法

Gmail では未読メールを検索することができます。検索ボックスに「is: unread」と入力し検索すれば未読メールのみが表示されます。先ほどのショートカットを使えば、「/」を押して「is: unread」です。

定期的に未読メールを検索することで、読まずに見逃していたメールを見つけ出すことができます。これで、未読メールはゼロが可能です。

■ 無駄を削ぎ落とすための Gmail 表示設定

受信トレイに不要なメールを残さないこと、ショートカットを使うことも、突き詰めれば Gmail をいかにシンプルに使うかです。別の表現をすれば無駄なものを削ぎ落とすことです。

そのためにできる Gmail の工夫を最後にいくつかご紹介します。

  • メールの表示間隔は最小にする。設定方法:ギアアイコン → 表示間隔 → 最小
  • 表示言語を日本語から英語に変更。英語表記で問題なければ英語をおすすめします。比べるとわかりますが、日本語表示設定だと文字や間隔が大きくなり、英語のほうがシンプルです。これもギアアイコン → 設定で変更できます
  • Gmail テーマを「ソフト グレー」にする。この設定が最もシンプルで、無駄がないです。テーマ設定は好みによりますが、私は「ソフト グレー」のシンプルなものがよいです。変更方法:ギアアイコン → テーマ

■ スマホでの Gmail は Inbox アプリがおすすめ

今回ご紹介した Gmail の工夫は、仕事用のメールを想定し、パソコンからの利用を前提にしています。

スマホで Gmail を使う場合は、Gmail アプリではなく Inbox がおすすめです。Android の方は Google Play から、iPhone / iPad の方は App Store からどうぞ。


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