メールというコミュニケーションを効率的にやるために、Gmail の使い方をご紹介します。
エントリー内容です。
- いかにメール処理を効率良くするか
- 受信トレイの工夫
- ショートカット、検索方法、デザイン設定
いかにメール処理を効率良くするか
仕事のメールで、自分のルールは ｢返信が必要なメールは、受信後24時間以内にレスをすること｣ です。ゴールデンウィークや年末年始の休暇を除き、普段は土日も含めてこのルールは守っています。
メールの大部分は受け身の対応です。一日の受信メールのうち、多くは読むだけです。返信を必要とするメールも、来たものを返すので受動的なものです。自分から能動的にメールを送る件数は、受け身で処理するメールの件数に比べると少ないです。
受動的なメールに時間を使っていると、本来自分がやりたい仕事に時間を割けません。メール受信後の24時間以内で返答するためには、いかにメール処理を効率良くするかが大事になってきます。
今回のエントリーでは、24時間以内に仕事のメールを返信するルールを守るために、どんなメールの使い方をしているかをご紹介します。
なお、今の会社で使っているメールは、Google Apps for Work の Gmail を使っています。インターフェイスは @gmail.com と同じです。
受信トレイの工夫
Gmail でのメール処理を効率良くするためのポイントは、受信トレイの使い方です。少しの工夫をするだけで、メールに使う時間を減らし、かつ返信忘れも防げます。
受信トレイの私の考え方は、｢受信トレイのメールはゼロの状態が理想｣ です。
この理想を実現するために、具体的な工夫は次の2つです。
- 受信トレイに入れない：優先度が高くなく緊急度も低いものは、受信トレイに入らないようにする。フィルタ機能を使う
- 受信トレイに残さない：処理したメールを受信トレイから除いていく。アーカイブ機能を活用
以下、それぞれについて解説します。
1. フィルタ機能で、受信トレイに入れない
フィルタを使えば、指定した条件のメールを受信トレイからスキップし、指定フォルダに入れておくことができます。
フィルタ機能で受信トレイに入れない対象は、返信する必要がなく、定期的に送られてくるメールです。例えば、社内週次連絡メールや、グループメール、メルマガなどの外部からのものです。
これらのメールは受信後にその都度読むよりも、まとまった時間で一気にメールを処理します。受信トレイに入れておく必要はないので、他のフォルダにまとめて保管します。
フィルタ設定の方法は、パソコンの Gmail 画面の右上のギアアイコンからできます。
- ギアアイコン
- 設定 → (設定画面に遷移)
- フィルタとブロック中のアドレス
- 新しいフィルタを作成
フィルタ条件は、送信元のアドレスを From に入れる、件名を入れるなどで設定します。右下の ｢続行｣ をクリックし、次のページで ｢受信トレイをスキップ (アーカイブする) ｣ ｢ラベルを付ける｣ の2つにチェックします。ラベルはフォルダのことで、適当な名前を入力します。
これで、指定条件のメールは受信トレイに入らない設定ができます。
2. 受信トレイの処理済メールはアーカイブする
受信トレイ内の処理済メールについてです。
メールを読み返答の必要がないものは受信トレイに残さずにアーカイブします。アーカイブは、受信トレイ内から消えますが ｢すべてのメール｣ には残ります。
アーカイブの方法は、メールを開いている状態でショートカット ｢e｣ を使います。メールの上部に下向き矢印を押してもアーカイブできます。
あるいは、メール送信時に ｢青色の送信と ↓｣ を押して送信すれば、送信後にアーカイブされます。メール送信は処理済なので、｢送信と ↓｣ を使うとよいです。
フィルタで受信トレイに入るメール件数を減らし、アーカイブで処理済メールを受信トレイから除外できれば、受信トレイ内に残っているものは、次のいずれかになります。
- 未読メール
- 既読したもので返信が必要なもの
- ざっと読んだが後でしっかり読む必要があるもの
つまり、未処理なメールだけが受信トレイに残ります。
受信トレイの理想的な状態は、メールが1件も残っていないことです。全てのメールが処理されていることです。
私が最低限で実現していることは、受信トレイ内に未読メールが常にゼロである状態です。長いメールでも開き、概要だけでも理解します。ポイントは、返信が必要なものかどうかと、どれくらいの緊急度で処理すればよいかを把握することです。
返信が必要なメールは常に受信トレイに残っていることで、返信忘れを防ぐことができます。処理済みのメールは全てアーカイブされているので、受信トレイで目に入るメールは全て何かしらの処理が必要なものです。
この状態を常に保つことで、｢受信後の24時間以内に返信する｣ ことが可能になります。
受信メールを見逃さない工夫
Chrome の Gmail 拡張機能で使っているのが、Checker Plus for Gmail™ です。
受信トレイでメールを受信すると即座にアイコンで表示されます。アイコンをクリックすればメールを確認でき、読んで処理済メールになる場合は、その場でアーカイブができます。Gmail ユーザーで Chrome を使っていれば便利な拡張機能です。
Gmail で重宝しているショートカット
Gmail でよく使う操作のショートカットキーを覚えておけば、処理が早くなります。Gmail では多くのショートカットが用意されています (一覧はこちら) 。
その中から、普段よく使っている便利なショートカットは以下です。
- メールを読んだ後
- アーカイブしてメール一覧に戻る：e
- アーカイブせずにメール一覧に戻る：u
- 送信のためにメールを書くとき
- 全員に返信：a
- 送信者のみに返信：r
- 転送：f
- メール新規作成：c
- その他の便利なショートカット
- 受信トレイに移動：g+i (g を押しながら i)
- すべてのメールに移動：g+a (g を押しながら a)
- Gmail 検索ボックスに移動：/
未読メールの検索方法
Gmail では未読メールを検索することができます。検索ボックスに ｢is: unread｣ と入力し検索すれば未読メールのみが表示されます。先ほどのショートカットを使えば、｢/｣ を押して ｢is: unread｣ です。
定期的に未読メールを検索することで、読まずに見逃していたメールを見つけ出すことができます。これで、未読メールはゼロが可能です。
無駄を削ぎ落とすための Gmail 表示設定
受信トレイに不要なメールを残さないこと、ショートカットを使うことも、突き詰めれば Gmail をいかにシンプルに使うかです。別の表現をすれば無駄なものを削ぎ落とすことです。
そのためにできる Gmail の工夫を最後にいくつかご紹介します。
- メールの表示間隔は最小にする
- 設定方法：
- ギアアイコン
- 表示間隔
- 最小
- 表示言語を日本語から英語に変更
- 英語表記で問題なければ英語をおすすめします
- 比べるとわかりますが、日本語表示設定だと文字や間隔が大きくなり、英語のほうがシンプルです
- これもギアアイコン → 設定で変更できます
- Gmail テーマを ｢ソフト グレー｣ にする
- この設定が最もシンプルで、無駄がないです
- テーマ設定は好みによりますが、私は ｢ソフト グレー｣ のシンプルなものがよいです
- 変更方法：ギアアイコン → テーマ
スマホでの Gmail は Inbox アプリがおすすめ
今回ご紹介した Gmail の工夫は、仕事用のメールを想定し、パソコンからの利用を前提にしています。
スマホで Gmail を使う場合は、Gmail アプリではなく Inbox がおすすめです。Android の方は Google Play から、iPhone / iPad の方は App Store からどうぞ。