2012/11/03

ロジカルシンキングを鍛える一石二鳥のメール術

相手に何かを伝える場合、当たり前ですが重要なのは伝えたいことを相手にどれだけ理解してもらえるかでしょう。

特に仕事では、自分の考えや提案を同僚だったり上司にまずは理解してもらうこと。理解してもらって、ようやくその考えが妥当なのか、提案方針で進めるかどうかの判断ができるようになります。

相手に理解してもらうというのは2つあって、正確な理解と、いかに早く理解してもらえるか。そのためには伝える内容が論理的かどうかが大切なポイントです。ロジカルシンキングができているかどうか、とも言えます。

では、ロジカルシンキングとは何か。一言で表現すると、ピラミッドをつくることだと思っています。ここで言うピラミッドとは二次元を想定していて、ピラミッドをつくるには縦と横が構成要素となります。

縦とは、例えば結論-根拠の組み合わせがそうですね。これはAである、なぜならBだから、という関係。横とは、結論に対する根拠が複数ある場合の根拠1、根拠2、根拠3、・・、と並べること。図にすると以下のイメージです。



いかにピラミッドをつくるか、ピラミッドの構成要素としてタテとヨコをきっちりとつくれるか。これがロジカルシンキングに求められることで、論理的な考え方や文章には例外なくきれいなピラミッドがあります。

論理的かどうかを判断するのは受け手である


もう少し「論理的とは何か」を考えてみると、「論理的かどうかはそれを受け取る側が判断するもの」だと思っています。これは伝えたい内容を理解するのは相手、というある意味自明なことにも通じるのですが、いくら自分が論理的と思っていても、相手にとっては必ずしも論理的であると限りません。

受け手側が論理的なのかを判断する点に、ロジカルシンキングの難しさがあると思います。だから同じことを論理的に考えピラミッドをつくっていく場合でも、背景や状況をあまり共有できていない相手にははとても細かいピラミッドで説明する必要があるし、前提や知識レベルが同じであれば、ざっくりとしたピラミッドでも十分伝わる。相手の理解と、そもそもの相手を誰に設定するか、ここが実はロジカルシンキングの肝だと思っています。

自分の中では論理的につながっていたとしても、相手にとっては①「本当にそうなのか?」と思った場合、②「本当にそれだけなの?」と思った場合。①の本当にそうなのか?は縦の論理が相手には伝わっていないことになるし、②の本当にそれだけなの?は横の論理が伝わっていない状況。伝わっていない、というのは2つあって1つは自分には当たり前のことなので省略しているケース、もう1つは自分でもしっかり考えていなくて抜けているケース。ロジカルシンキングの難しさは特に後者の場合にあるのではないでしょうか。

ロジカルシンキングを鍛えるメールの工夫


ではどうすればよいか。これはもう受け手である相手のことを徹底的に考えるしかないように思います。相手の立場で考えること、相手の置かれている状況や立場はどうか、背景や知識などの情報レベルは同じか、などなど。

「自分がその人だったらこれをどう思うか」。相手視点というこの意識を持って考えるだけでも違ってくるのではないかと思います。身近なトレーニング方法としては、仕事で出すメール。メールって普段は何気なく使うツールだと思いますが、論理的思考を鍛える絶好のチャンスです。メールを書く時にピラミッドを意識する、相手の視点で考える、書いたメールを読み返す。こんな感じの少しの工夫で、相手に伝わるメールになるだろうし、自分のロジカルシンキングも鍛えられる。いくつかメールを書く時に意識していることを書いておきます。

  • メールを出す目的は明確か?:意外に見落としがちなのですが、そもそもなぜメールを出すのかという目的を明確にするのが1つ目のステップ。単に報告等の情報共有だけのためなのか、わからないことを聞く質問のため、相談したいのか、何かを依頼するメールなのか。で、こちらの意図に対して相手に何を望むのかも大事で、読むだけでよいのか、返答が欲しいのか、それとも依頼したアクションを起こしてほしいのか。メール出す目的は、こちらの意図×相手の行動の2つで考えるとよいです。
  • メール内容をピラミッドで考える:メールの構成としては、一番上に最も伝えたいキーとなるメッセージ、その下に根拠だったり、依頼したいことの具体的な内容が続きます。キーメッセージと根拠という縦の論理と、複数の根拠が漏れなく並んでいるとい横の論理。メールを書く前に頭の中でピラミッドを組み立ててみるだけでも、書きあがるメール内容は違ってくるし、わかりやすいメールにできると思います。
  • 相手視点で件名を書く:相手の立場に立ったメールをつくるために、工夫できることは色々あります。まず、メールの受け手側にとってはメールを受信したら何をするかというと、送信者と件名を見て、そのメールを読むべきかどうか、読む場合は今すぐか・後でいいのかを判断するはずです。工夫できる1つ目は件名で、ここはピラミッドで考えた一番上にあるキーメッセージの要約が望ましいと思います。かつ、相手に何をしてほしいかがわかる件名。共有なのか、依頼なのか、相談なのかが件名からわかること。パッと見た時の件名のわかりやすさも大事。
  • 相手視点でメールを書く:メールで目的がはっきり書かれ、ピラミッドがもとになった文章構成や件名になっていること。もう1つ重要なのは受け手側が何をいつまでにしなければいけないのかも書いておくこと。依頼する場合は今週中に結果を報告してほしいとか、自分の質問に対して明日までに回答が欲しい、など。受け手側のNext Stepが書かれていると読む側としてもこちらが伝えたいことが最後まで理解してもらいやすくなると思います。
以上のことを意識して実践してみるだけでも、メールも見違えるような上達が期待できるはず。自分のロジカルシンキングが鍛えられるだけではなく、仕事もより円滑に進むようにもなるという一石二鳥だと思うので、メールの書き方を工夫してみて損はないと思います。

まとめ


今回のエントリー内容で伝えたかったことをまとめておくと、
  • 自分が伝えたいことを相手に理解してもらうためには、ロジカルシンキングが重要。ロジカルシンキングとはピラミッドで縦と横の論理構成ができているか
  • 論理的か否かは相手が判断することである
  • 日々のメールはロジカルシンキングを鍛える良いツール。相手視点でいかにメールを書けるかで、ロジカルシンキングが上達するだけではなく、仕事も円滑に進むように

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