2013/04/13

新人研修で学んだ「事前準備」の大切さ

最近、自分の会社の新入社員からインタビューを受けました。

新人研修でのプログラムの1つで、各部署の先輩社員にインタビューをすることで仕事内容を理解し、フィードバックし合って会社の全体像を把握するのが目的。去年もインタビューを受けたので、今年は2回目でした。

この企画は毎年やっていて、自分が新人の頃もあったもの。当時、ある幹部の方にインタビューをさせてもらいました。インタビューをまとめた発表資料をその方にも共有した後、1通のメールを返信いただきました。そこに書いてあったことは、その後の自分の仕事をする上でずっと大切にしていくことになる言葉でした。

「よいインタビューを行うためには、事前準備が肝要です」。

■事前準備としてどこまで「想定」できているか

このメールをもらった時にあらためて考えさせられたのは、「事前準備の大切さ」はインタビューに限ったことではないということ。

例えば、社内の別組織の人に相談に行くときや、関係者での会議、クライアントとの打ち合わせなど。「相手に何かを聞く」とき、いろんなシーンで当てはまります。

インタビューや相談などの相手に何かを聞く場合の事前準備とは、「想定」だと思っています。準備としてまず考えられるのは質問項目の整理です。大事なのは、もう1歩踏み込めるかどうか。つまり、どういう回答が返ってきそうかの想定です。

質問項目に対して、もしも、回答が全く想定できなかったり、あまりにも漠然としか想定できていないならば、それは準備不足か質問項目が曖昧すぎるかです。

自分が全く知らない領域について相談したり聞くケースもあるかもしれませんが、やはり望ましいのはある程度の想定ができている状態です。具体的には、
  • インタビュー内容などの質問を考える前に、まずはある程度の情報収集をする
  • 得られた情報から、「わかっていること・わからないこと」を整理
  • 「知りたいこと&それに対する仮説」を具体的に想定する

このあたりの事前準備ができていると、質問相手に聞く際に、「ここまでは想定できるけれど、ここが具体的に分からない」という点に絞ることができたり、相手から出てきた回答が「想定していたのと違う答えが返ってきた」というところをもっとつっこんで深掘りできます。

今回、新人のインタビューを受けましたが、相手がどこまで事前準備をしているかがわかると、「ここまでは理解していますよ」「あなたの話を聞くための知識はありますよ」ということが伝わってきます。そうすると、相手への信頼というか、もっと深い話をしてもいい相手だなという気持ちになれました。

ちょっと蛇足ですが、インタビューの場合は、「この領域のことは全く素人で分からないので、教えてください」ってスタンスで相手を持ち上げ、気持ちよくしゃべってもらうというテクニックもあります。ただ、この場合も、素人と言いつつもある程度わかっていないと良いインタビューにならないと思います。

■想定しておくことが想定外のアクシデントへの良き対処につながる

ここまで、インタビューや相談、会議などの「相手の話を聞く」ことへの事前準備として想定を書きました。もう少し想定について考えてみます。

失敗学を提唱する畑村洋太郎氏の著書に『「想定外」を想定せよ!―失敗学からの提言』があります。この本では、想定とは、人間が意図的・人為的につくる境界と説明されています。境界とは、ここまでは考えるという範囲の線。イメージとしては円があって、内側が想定できていること、円の外側が想定外になります。

想定しておくということは、想定外のアクシデントの対処にもなるのではと思っています。先ほど、質問の事前準備として「どこまでわかっているか」を明確にすべしと書きましたが、「わかる」ことをきちんと抑えておけば、「わからないこと」が出てきた時、自分がわからない状態であることに気づけます。わかっている範囲(=想定)が自分の中で線引きできているので、「わからないこと」(=想定外)への対処の幅も広がる。

現実的に、想定外をゼロにすることはできません。ゼロに近づける努力はしておいたほうがいいかもしれませんが、どこかで線引が必要です。想定外に対処するためには、まずは自分の中で想定の範囲をクリアにしておく。「ここまではわかっている」と。

想定外の「わからない」が出てきた時、具体的に何がわからないのか、何がわかれば「わからない⇒わかる」になるのかを考えることが大事。そのためには事前準備をしっかりと。今回、新人からのインタビューを受けながら、自分が当時新人だった時のことをあらためて思い返していました。


※参考情報

想定外に対処せよ:プロジェクトマネジメントで大切にしている2つのアプローチ|思考の整理日記
「象の足を見るな」:新入社員の時に教えられ、今もなお考えさせられる話|思考の整理日記
新入社員に伝えたい自分の頭で考えるための3つのこと|思考の整理日記




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