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以前のエントリーで、メールをどう効率的に処理するかについて、おすすめの方法をご紹介しました。
参考：24時間以内のメール返信ルールを守るための Gmail の使い方をご紹介
今回は、メールの書き方を取り上げます。エントリー内容は以下です。
- メールを書くときのポイント
- 論理的かどうかは読み手が決める
- 論理的に書くために役に立った本
メールを書くときのポイント
毎日のやりとりに使うメールも、書き方次第でうまくコミュニケーションが取れます。工夫すれば、自分のロジカルシンキングを鍛える機会にもなります。
まず第一歩は、受け手である相手の立場で考えることです。置かれている状況や、背景や知識などの情報レベルはどの程度かです。
相手視点でメールを書くためのポイントは、3つです。
- メールを出す目的を明確にする
- メール内容をピラミッドにする
- 相手視点で件名を書く
1. メールを出す目的を明確にする
そもそもなぜメールを出すのかという目的を明確にします。
単に報告等の情報共有だけのためなのか、わからないことを質問したり相談したいのか、何かを依頼するためかです。
目的には、期待する相手 (読み手) の反応も含まれます。読むだけでよいのか、返答が欲しいのか、それとも依頼したアクションを起こしてほしいのかです。
2. メール内容をピラミッドにする
内容の構成として、一番上に最も伝えたいキーとなるメッセージ、次に根拠や、依頼したいことの具体的な内容が続きます。キーメッセージはメールの目的を一言で表したものです。
依頼など相手のアクションを想定する場合は、期限もはっきりと書きます。
3. 相手視点で件名を書く
メールの受け手にとっては、受信したら一番始めに目にするのは送信者と件名です。自分が書くのに時間を使った本文ではありません。
誰からのメールかと件名から、読むべきかどうか、読む場合は今すぐか、後でいいのかを判断します。
メールの件名は、ピラミッドの一番上にあるキーメッセージを要約したものがよいです。相手に何をしてほしいか、共有なのか、依頼なのか、相談なのかがわかることが読み手に親切です。
論理的かどうかは読み手が決める
論理的かどうかは、それを受け取る側が判断するものです。いくら自分が論理的だと思っていても、相手がそう思わなければそれは論理的ではありません。
自分の中では論理的になっているとしても、相手にとっては ｢本当にそうなのか？｣ ｢本当にそれだけなのか？｣ と思われれば、論理的ではないのです。
背景や前提知識が共有できていない相手には、詳細なロジックが必要になります。同じことを説明しても、前提や知識レベルが同じであれば、粗い論理でも伝わることもあります。
論理的かどうかを判断するのがあくまで受け手にあることは、意識するだけでも違ってきます。
論理的に書くために役に立った本
メールはとにかく相手視点が大切です。最後に、参考になる本を1つご紹介します。
