2016/12/22

相手視点でビジネスメールを書くためのロジカルシンキング


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以前のエントリーで、メールをどう効率的に処理するかについて、おすすめの方法をご紹介しました。

24時間以内のメール返信ルールを守るための Gmail の使い方をご紹介

今回のエントリーでは、メールの書き方を取り上げます。

毎日のやりとりに使うメールも、書き方次第でうまくコミュニケーションが取れます。工夫すれば、自分のロジカルシンキングを鍛える機会にもなります。

まず第一歩は、受け手である相手の立場で考えることです。置かれている状況や、背景や知識などの情報レベルはどの程度かです。


メールを書くときのポイント


相手視点でメールを書くためのポイントを3つご紹介します。


1. メールを出す目的を明確にする

そもそもなぜメールを出すのかという目的を明確にします。

単に報告等の情報共有だけのためなのか、わからないことを質問したり相談したいのか、何かを依頼するためかです。

目的には、期待する相手 (読み手) の反応も含まれます。読むだけでよいのか、返答が欲しいのか、それとも依頼したアクションを起こしてほしいのかです。


2. メール内容をピラミッドにする

内容の構成として、一番上に最も伝えたいキーとなるメッセージ、次に根拠や、依頼したいことの具体的な内容が続きます。キーメッセージはメールの目的を一言で表したものです。

依頼など相手のアクションを想定する場合は、期限もはっきりと書きます。


3. 相手視点で件名を書く

メールの受け手にとっては、受信したら一番始めに目にするのは送信者と件名です。自分が書くのに時間を使った本文ではありません。

誰からのメールかと件名から、読むべきかどうか、読む場合は今すぐか、後でいいのかを判断します。

メールの件名は、ピラミッドの一番上にあるキーメッセージを要約したものがよいです。相手に何をしてほしいか、共有なのか、依頼なのか、相談なのかがわかることが読み手に親切です。


論理的かどうかは読み手が決める


論理的かどうかは、それを受け取る側が判断するものです。いくら自分が論理的だと思っていても、相手がそう思わなければそれは論理的ではありません。

自分の中では論理的になっているとしても、相手にとっては 「本当にそうなのか?」 「本当にそれだけなのか?」 と思われれば、論理的ではないのです。

背景や前提知識が共有できていない相手には、詳細なロジックが必要になります。同じことを説明しても、前提や知識レベルが同じであれば、粗い論理でも伝わることもあります。

論理的かどうかを判断するのがあくまで受け手にあることは、意識するだけでも違ってきます。


論理的に書くために役に立った本


メールはとにかく相手視点が大切です。参考になる本を1つご紹介します。



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多田 翼 (書いた人)


外資系 IT 会社にてマーケティングリサーチ マネージャー (LinkedIn) 。

1981年 (昭和56年) 生まれ。名古屋出身。学生時代は京都。家族4人で東京23区内に在住、2人の子どもの父親。気分転換は毎朝 8km のランニングとピアノ。

書いている内容は、所属組織や会社の正式見解ではなく個人の見解です。