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1139回目のブログ更新です。今回は、仕事での会議についてです。
会議をどうすれば生産的な場と時間にできるかについて、具体的なチェックポイントをご紹介します。ぜひ、ご自身が参加した会議で当てはまるか見てみてください。
エントリー内容です。
- 会議の抜き打ち検査という仕事 (過去のエピソード)
- 生産的な会議かどうかのチェック項目
- 会議設計をつくる方法
会議の抜き打ち検査という仕事
以前の仕事で、社内の会議が生産的かどうかを抜き打ち検査をし、全社の会議をより良くする提案をまとめ、推進するというものがありました。
私自身が会議招集されていない場に任意に入り、会議を観察し後述する項目でチェックをしました。会社全体には私が検査担当者になるという事前アナウンスはありましたが、どの会議に入るかは知らされませんでした。
会議に参加し、何が良かったか、改善点は何かをフィードバックし、最終的には会議をより良くする案を会社全体に提案しました。
自分がオーナーでもなく、また議題や会議内容も私の通常業務とも違うこともある中、純粋に会議の観察から私自身も学ぶことが多かった業務でした。
生産的な会議かどうかのチェック項目
生産的な会議かどうかのチェック項目で見ていたのは、大きくは2つです。
- 準備
- 会議中の運営
以下、それぞれの詳細です。
｢準備｣ のチェックポイント
- 目的とゴール設定 (どういう状態になれば会議目的を達成したか) が明確か
- アジェンダが設定されているか、必要な資料が用意されているか
- 会議形式は適切か、参加者設定は適切か、時間設定は長すぎず短すぎないか
｢会議中の運営｣ のチェックポイント
- [始め方] 目的とゴール設定の認識をそろえて始めているか、最初にアジェンダ全体像が提示されたか
- [ファシリテート] 議事録やホワイトボードで可視化されているか。会議は活性化しているか。合意形成がされたか
- [終わり方] 決めたこと･持ち越しの確認をしたか。役割 (何を･誰が･いつまでに) をその場で確認したか。時間通りに終わったか (終わらない場合はそこで区切りクロージングを優先したか)
会議設計をつくる方法
ここからは、私が思うビジネスでの会議の一般論です。
会議の定義と役割
会議とは、目的のために関係者が集まり (同じ時間を共有する) 、会議の目的を時間内に達成し、人と組織を動かし、人と会社を成長させるために行なうものです。
これが、私が考える特にビジネスにおける会議の定義です。
会議の役割は大きくは3つあります。会議によっては、どれか1つではなく複数の役割を持つ場合もあります。
- 合意形成と意思決定
- 意見やアイデア出し (例: ブレスト形式の会議)
- 情報共有 (例: 定例会)
会議の準備方法
会議を有効な場にするために必要な考え方が、｢会議設計をつくる｣ という認識を持つことです。会議設計は why 、what 、how で整理します。
Why: 会議の目的を明確にする
- 会議の目的を設定する
- 会議のゴール設定と獲得目標を決める
- ゴール設定とは、その会議が終わった時の望ましい状態
- 会議のビジョンとも言える
What: 何をどこまで話すかの会議アジェンダを設定する
- 目的と全体ゴール設定から逆算し、会議で話し合うテーマを議題に落とし込む。各議題に対して論点を整理する
- 各議題の終了条件を設定する
- 例えば ｢xxx について合意する｣ とする
- 単に ｢xxx について｣ や ｢xxx について検討する｣ では、会議後にゴールを達成したかどうかが判断しにくい
How: 会議の参加者･会議形態･時間を決める
- 出席者は本当に必要なメンバーに絞る。惰性での出席や、なんとなくの参加者はいないことが望ましい
- 会議形態は、意思決定をするのか、アイデア出しをするのか、情報共有の場なのかを明確にする。必要な時間を見積もる
- 必要に応じて、出席者に役割を与える (会議によっては一人で二役以上でも可)
- オーナー：会議の責任者
- ファシリテーター：会議の進行。事前の会議設計をリードする人
- タイムキーパー：予定の時間で会議を終えるために、時間を管理する。想定より時間が超過している場合はメンバーに知らせる
- ノートテイカー：議事録を書く人
最後に
今回は、過去の会議抜き打ちテストという仕事から、会議について思うことを書きました。
会議で大切にしている考え方は ｢会議は準備が8割｣ です。準備に役立つフレームは、先ほどご紹介した Why, What, How の3つで整理し、会議設計をつくります。