今回は、文章の書き方です。仕事でのメールや提案書についてです。
- メールを送ってもなかなか反応がない
- 自分の依頼や提案を書いても、相手が動いてくれない
- 行動を起こしてもらう文章の書き方
こんな疑問に答える内容でブログを書きました。
この記事でわかること
この記事でわかるのは、相手に読んでもらう文章、お願いしたことをやってもらえる文章の書き方です。
仕事ではメールや依頼の文章を書く時に、自分の望む行動を相手にしてもらうために、どんな文章にすればよいかをご紹介します。
仕事での参考になると思いますので、ぜひ、最後まで読んでみてください。
行動を起こす文章
書籍 人を操る禁断の文章術 には、次のように書かれています。
文章とは、ただ書くものでも、読まれるものでもありません。読み手を行動へと導いてこそ、初めて存在価値があるのです。
(引用：人を操る禁断の文章術)
この本に書かれていた文章を読んでから行動までは、次のような流れです。
読む → 言葉に反応する → 想像する → 行動を起こす
読み手の想像力を刺激し、感情に訴え、行動を誘発する文章です。
ビジネスで求められる文章
読み手に行動を促す文章とは、まさにビジネスで求められることです。
先ほどの ｢読む → 言葉に反応する → 想像する → 行動を起こす｣ は、仕事で文章やプレゼン資料をつくる時に役に立つ考え方です。
具体的には、メール、メッセージ (Line, Slack, Chatwork など) 、企画書や提案書です。
相手に何かを依頼したり、質問に答えてもらう、相談に乗ってもらうなどを文章で伝えるのは、相手への行動を期待してのことです。
ゴールから逆算する
では、どうすれば行動を起こしてもらう文章にできるのでしょうか？
ポイントは、文章を ｢自分の伝えたいこと｣ 以上に、｢この文章を読んだ直後に、相手にどんな行動をとってほしいか｣ を明確にすることです。
文章のゴール設定を ｢~ という行動をとっている｣ とします。
このゴールから逆算します。行動に必要な情報は何か、相手が知りたいことは何かに対して文章を組み立てるのです。
3つの切り口で整理する
人が行動をする時には、どのような気持ちや動機があると思いますか？
行動をする際には、3つの気持ちに整理できます。この3つは、行動を起こしてもらう文章を書く時の切り口として、そのまま使えます。
3つの切り口で整理
- Will: ~ したいと思う (やる気になる)
- Can: できると思える (自分にもできそう)
- Should: やるべきだと思う (自分がやらないといけない)
必ずしも3つ全てを満たす必要はありませんが、多いほうがより行動を起こしてもらう文章になります。
5W1H で整理する
相手が読みやすく、行動に導く文章を書くために、5W1H で内容を整理するとよいです。
5W1H で整理
- Who: 主語
- What: 目的語
- When: 期限やスケジュール
- Where: どこで
- Why: (相手にとって) なぜやりたくなるか ※ 自分にとってはなぜやってほしいか
- How: どうやって行動するか (具体的な方法)
こちらも、必ずしも 5W1H を全て文章内に入れる必要はありませんが、文を書く際には内容を整理するフレームとして役に立ちます。
まとめ
今回は、行動を起こす文章についてでした。特にビジネスシーンを想定して書きました。
最後に今回の記事のまとめです。ぜひ、仕事でなど参考にしてみてください。
文章とは、ただ書くものでも、読まれるものでもなく、読み手を行動へと導いてこそ。
読む → 言葉に反応する → 想像する → 行動を起こす
読み手に行動を促す文章とは、ビジネスで求められる。
文章を ｢自分の伝えたいこと｣ 以上に、｢この文章を読んだ直後に、相手にどんな行動をとってほしいか｣ を明確にする
3つの切り口で整理する
- Will: ~ したいと思う (やる気になる)
- Can: できると思える (自分にもできそう)
- Should: やるべきだと思う (自分がやらないといけない)
5W1H で整理する
- Who: 主語
- What: 目的語
- When: 期限やスケジュール
- Where: どこで
- Why: (相手にとって) なぜやりたくなるか ※ 自分にとってはなぜやってほしいか
- How: どうやって行動するか (具体的な方法)
人を操る禁断の文章術 (メンタリスト DaiGo)