今回は、タスクや ToDo 管理についてです。
- やることが多すぎて、ちゃんと管理できていない…
- タスク管理の5つのポイントとは？
- 振り返りのコツ
こんな疑問に答える内容を書きました。
この記事でわかること
この記事でわかるのは、タスク管理の方法です。
日々の ToDo をどう管理していけばよいかは、仕事を生産的に進めるために大事です。こういうやり方もあると、少しでも参考になればと思い、ご紹介しています。
ぜひ記事を読んでいただき、もし良さそうな方法があればお仕事で取り入れてみてください。
タスク管理
日々の仕事や、プライベードでも、タスク管理はどのようにしているでしょうか？
私がまわりに聞いてみても、人それぞれでやり方があります。共通するのは、タスク管理がうまくできている人は、すきま時間を利用できていたり、仕事の生産性が高いと感じます。
やることが多すぎて、タスク管理が追いつかない状況にはなっていないでしょうか？
タスク管理のポイント
私がタスク管理で意識していることは、次の5つです。
タスク管理のポイント
- 重要タスクの見極め
- 逆算
- 分解
- 見積り
- 振り返り
以下、それぞれについて順番にご説明していきます。
[タスク管理 1] 重要タスクの見極め
持っているタスクで、重要なものが何かを決めます。これが最初です。
重要なものの中には、習慣で毎日やると決めていることがあります。私の例では、習慣で重要なのは、
- 起床後のブログの下書き
- その後のランニング
- 寝る前のノートを使って考えること
この3つは重要で、かつ毎日やることなので、時間の枠を固定しています。
習慣ではない重要タスクは、最大でも3つまでとし、通常は1つか2つに絞ります。タスク管理は前日の終わりにやっていますが、｢明日の重要な ToDo はこれとこれ｣ とわかると、翌日はやることが整理された状態で始められます。
重要なタスクは、なるべく1日の早いタイミング取りかかります。重要タスクを片付けられれば、その後は気持ちに余裕が持てます。
[タスク管理 2] 逆算
タスクの多くは、その日で終わるというよりも、翌日以降も続きがあることが多いです。
この場合に、今日一日はどこまでやるかのゴール設定をします。ゴールは、先を見ての逆算から決めます。具体的には、6ヶ月後、3ヶ月後、1ヶ月後、1週間後と順番に戻しながらです。
全てのタスクできちんとやっているわけではありませんが、重要タスクは6ヶ月後にどうなっていたいかをイメージしています。次は3ヶ月後の状態、1ヶ月後、来週と、段階的に現在に近づけます。
[タスク管理 3] 分解
タスクの粒度が大きすぎると、何から手を付けていいかの判断に迷ってしまいます。
大きいと思うものは必ず分解をします。分解の目安は、15分~60分で終われるであろう粒度です。
自分が管理しやすいと思うレベルや、タスクに取り組みやすいところまで分解するといいです。
[タスク管理 4] 見積り
取り組むタスクの順番、今日一日でどれだけできるかを決めるために、タスクの見積りをします。
見積りには、いくつかの視点があります。
タスクの見積り
- 時間
- 投入エネルギー
- コントロール範囲
1つ目の時間は、各タスクにどれだけの時間がかかりそうかです。もしくは、30分でそのタスクのどこまで終えられるかを見積ります。
今日一日で、会議や移動を除いたタスクに使える時間はどれくらいかを見て、タスクを割り振ります。
時間の見積りは、よくやられることです。見積りには質的のものも大事で、それが ｢投入エネルギー｣ と ｢コントロール領域｣ です。
2つ目の投入エネルギーの見積りとは、そのタスクに必要な集中度合い、精神的な負荷です。重要なタスクほどエネルギーは多く必要です。
私は、なるべく朝や午前中の1日のコンディションが高いうちに、投入エネルギーの高いタスクを持ってきます。
3つ目のコントロール範囲の見積りは、自分一人でできるのか、誰かを巻き込まないといけないタスクかです。
人に聞いたり、一緒に進めるタスクは、それだけ自分のコントロール範囲が限定されます。制約条件がどれくらいあるかを見積ります。
[タスク管理 5] 振り返り
1日の終わりに、今日自分がやったことは何か、できなかったことは何かを振り返ります。
1日ごとに加え、週の終わりに今週のこと、月の終わりに今月、3ヶ月ごとでも振り返りをするようにしています。
振り返りのポイントにしているのは、できたことにも目を向けることです。つい、できていないことに意識が行きますが、自分がやったことに、自分で自分を認めることを大切にしています。
特に重要タスクとしたものが終わった時は、自分を褒めるようなイメージです。
まとめ
今回は、タスク管理の方法をご紹介しました。
いかがだったでしょうか？こういうやり方もあるという気づきや、自分でも取り入れてみようと思ってもらえたらうれしいです。
最後に今回の記事のまとめです。
タスク管理のポイント
- 重要タスクの見極め
- 逆算
- 分解
- 見積り
- 振り返り
[タスク管理 1] 重要タスクの見極め
習慣で毎日やる重要なことは時間の枠を固定する。
習慣ではない重要タスクは1つか2つに絞る (最大でも3つまで) 。重要なタスクは1日の早いタイミング取りかかる。
[タスク管理 2] 逆算
今日ゴールは、先を見ての逆算から決める。具体的には、6ヶ月後、3ヶ月後、1ヶ月後、1週間後と順番に戻しながら。それぞれの時にどうなっていたいかをイメージする。
[タスク管理 3] 分解
大きいと思うものは必ず分解する。分解の目安は、15分~60分で終われるであろう粒度。タスクに取り組みやすいところまで分解するといい。
[タスク管理 4] 見積り
見積りには、いくつかの視点がある。
- 時間
- 投入エネルギー (集中度合い･精神的な負荷)
- コントロール範囲 (自分一人でできるか、誰かを巻き込むか)
[タスク管理 5] 振り返り
1日の終わりに、今日自分がやったことは何か、できなかったことは何かを振り返る。1日ごとに加え、週の終わりに今週のこと、月の終わりに今月、3ヶ月ごとでも振り返りをする。
できたことに目を向ける。自分で自分を認めることを大切にする。