今回は、ビジネスのコミュニケーションについてです。
いただいた質問から、ロジカルに話すためにはどうすればいいかを書いています。
この記事でわかること
- いただいた質問
- ロジカルに話すコツ
- 普段からできる訓練方法
今回は質問箱でいただいた質問への回答です。質問は ｢対話でロジカルに話すコツと訓練はありますか｣ でした。
ぜひ記事を最後まで読んでいただき、お仕事での参考にしてみてください。
いただいた質問
質問箱サービスの Peing で質問をいただきました。
Peing で回答しましたが、このブログでも記事として取り上げます。
ロジカルに話すコツ
ビジネスの場のようなオフィシャルな状況で、ロジカルに話す時のポイントは次の三つです。
ロジカルに話すコツ
- 結論のサンドイッチ
- 相手が知りたいことを話す
- 準備に時間をかけすぎない
ではそれぞれについて順番にご説明します。
[話すコツ 1] 結論のサンドイッチ
1つ目の結論のサンドイッチとは、話す順番を ｢結論 - 根拠 (具体例) - 結論｣ とします。
先に自分が最も言いたいことをまずは結論として伝えます。その次に具体例や理由を示し根拠を補足します。最後にもう一度結論を言うようにしています。
最初と最後の結論の間の根拠や具体例は、相手の反応を見ながら詳細に話す情報量を変えます。
[話すコツ 2] 相手が知りたいことを話す
二つ目の ｢相手が知りたいことを話す｣ とは、質問に対して答えます。
これは文字にすると当たり前のように見えるかもしれません。
しかし、自分が言いたいことと相手が知りたいことは必ずしも同じではないです。つい自分が言いたいことを主張したくなりますが、ロジカルに話すためには ｢相手が知りたいことを話す｣ という意識を持っておくといいです。
[話すコツ 3] 準備に時間をかけすぎない
三つ目のポイントは準備にかける時間です。
準備に時間をかけすぎなくてよいです。
準備に時間をかけすぎないとは、ロジカルに話そうとするあまり頭の中で話を組み立て過ぎないようにします。
まだ頭の中では煮詰まっていないと思っても、まずは口にしてみるといいです。もし相手が理解が不十分なら質問してくれるだろうと思うくらいでいいでしょう。
普段からできる訓練方法
では次に、対話への訓練についてです。
ここも三つあります。
普段からできる訓練方法
- 文章を書くのに音声入力を使う
- インプットにはその場で一言コメントをする
- 常に自分の意見を考える
[訓練 1] 文章を書くのに音声入力を使う
一つ目は音声入力です。
例えば仕事で文章を作る時には、パソコンやスマホのキーボード入力ではなく音声入力を使うと話すトレーニングになります。メールやメッセンジャー、企画書、報告書を音声入力で作ってみるのです。
音声入力には始めは慣れないかもしれません。慣れてくれば、書くアウトプットと話すアウトプットの違いが実感でき、対話の練習にもなります。
音声入力の良いところは自分の話したことがその場で文字になり可視化されます。文章を読み返すことによって、話したことがロジカルになっているかのチェックもできます。
[訓練 2] インプットにはその場で一言コメントをする
二つ目はインプットからのアウトプットです。
ネットや本を読んだ時に、思ったことをその場でコメントする意識を持っておくと良いトレーニングになります。
もし可能なら例えばスマホのメモアプリに入力、Twitter に書いたり、メディアのコメント欄に入力をしてみるのはいかがでしょうか？入力には音声入力を使うと効果的です。
まとまっていなくてもいいので、その場ですぐに独り言でもいいので何か言ってみるといいです。
[訓練 3] 常に自分の意見を考える
三つ目の ｢常に自分の意見を考える｣ は、例えば仕事での会議で自分の発言はしなかったとしても、論点に対して常に自分はどう考えるかの意見を持っておきます。
誰かの発言や会議の資料を見る時に漠然と聞いたり見たりするのではなく、もし自分が発言するとしたら何を言うかを考えておきます。
まとめ
今回は、ロジカルな対話をするためのポイントと普段からできる訓練方法をご紹介しました。
いかがだったでしょうか？
最後に今回の記事のまとめです。
ロジカルに話すコツ
- 結論のサンドイッチ (結論 - 根拠/具体例 - 根拠)
- 相手が知りたいことを話す
- 準備に時間をかけすぎない
普段からできる訓練方法
- 文章を書くのに音声入力を使う
- インプットにはその場で一言コメントをする
- 常に自分の意見を考える