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ビジネスでの会議についてです。会議を有効に活用し、有意義な時間にするための考え方と方法を書いています。
エントリー内容です。
- 会議とは何か
- 会議の準備
- 会議が終わった後のフォロー
会議とは何か
会議の定義
まずはビジネスにおける会議の定義です。
会議とは、目的のために関係者が集まり (同じ時間を共有する) 、会議の目的を時間内に達成し、人と組織を動かし、人と会社を成長させるために行なうものです。
会議の3つの役割
会議の役割は、大きくは3つです。会議によっては、どれか1つではなく複数の役割を持つ場合もあります。
- 合意形成と意思決定
- 意見やアイデア出し
- 情報共有
2つめの意見･アイデア出しは、ブレスト形式の会議です。意思決定まで至らない、あえて意見やアイデアを発散させる会議です。
3つめの情報共有は、例えば期初の定例会です。各部署やチームから前期の振り返りと今期に向けた目標や取り組みが紹介されるような会議です。会社のビジョンやミッション、文化を浸透させるための会議も含めます。
3つの役割のいずれにおいても、大事なのは会議をやるべき目的が明確かどうかです。目的と会議で何を成すのかのゴールイメージが設定され、3つの役割のどれに相当するかです。
会議の準備
会議は ｢準備が8割｣ です。
会議を有効な場にするために必要な考え方が、｢会議設計をつくる｣ という認識を持つことです。会議設計は why 、what 、how で整理します。
Why: 会議の目的を明確にする
- 会議の目的を設定する
- 会議のゴールイメージ (獲得目標) を決める
- ゴールイメージとは、その会議が終わった時の望ましい状態
- 会議が描くビジョンとも言える
What: 何をどこまで話すかの会議アジェンダを設定する
- 目的と全体ゴールイメージから逆算し、会議で話し合うテーマを議題に設定する。各議題に対して論点を整理する
- 各議題のゴールイメージを設定する
- 例えば ｢xxx について合意する｣ とする
- 単に ｢xxx について｣ や ｢xxx について検討する｣ では、会議後にゴールを達成したかどうかが判断しにくい
How: 会議の参加者･会議形態･時間を決める
- 出席者は本当に必要なメンバーに絞る。惰性での出席や、なんとなくの参加者はいないことが望ましい
- 会議形態は、意思決定をするのか、アイデア出しをするのか、情報共有の場なのかを明確にする。必要な時間を見積もる
- 必要に応じて、出席者に役割を与える (会議によっては一人で二役以上でも可)
- オーナー：会議の責任者
- ファシリテーター：会議の進行。事前の会議設計をリードする人
- タイムキーパー：予定の時間で会議を終えるために、時間を管理する。想定より時間が超過している場合はメンバーに知らせる
- ノートテイカー：議事録を書く人
会議が終わった後のフォロー
議事録が終わった後は、会議で確認した意思決定や ToDo が行われるかをフォローします。そのために議事録を有効に使います。
議事録とは、会議の成果物です。議事録は、会議の目的と、話し合いから何が決まったか、アクションは何かがわかるものです。
議事録に書くべきことは以下です。
- 会議の目的、日付と出席者
- 決定事項 (必要に応じて、決定の背景や理由を書く)
- 持ち越し (決まらなかったこと、次回への持ち越した内容)
- アクションアイテム (何を、誰が、いつまでに)
会議を終了する前のクロージング時に、決定事項、持ち越し、アクションアイテムはその場で皆で確認します。ノートテイカーまたはファシリテーターが読み上げるとよいです。
議事録は、会議終了後になるべく早いタイミングで関係者に議事録を共有します。アクションアイテムの進捗や期限が守られているかを、議事録を使ってフォローします。
最後に
今回は、ビジネスでの会議について、自分が大切にしたい考え方をご紹介しました。
会議の時間が不毛になってしまうのか、有意義な時間にできるかは、会議に臨む姿勢と事前準備です。会議設計をし、会議の成果を議事録として残し、会議で決めたことを着実に実行できるかです。