2018/11/03

仕事の会議で、ホワイトボードを有効に使う方法


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今回は、仕事でのミーティングで、会議室のホワイトボードを使う効用を書いています。

ミーティングをより良くするために、ホワイトボードの効果的な使い方をご紹介します。

エントリー内容です。

  • 勉強会で、ホワイトボードが議論を盛り上げてくれた話
  • 新しい使い方への気づき
  • まとめ (ホワイトボードの効用と有効な使い方)


勉強会で、ホワイトボードが議論を盛り上げてくれた話


以前に、ある少人数勉強会に参加した時のことです。

第一回の勉強会では、参加者一人ひとりの自己紹介から始まりました。生い立ちやこれまでのビジネスキャリア、今の仕事、今後やりたいこと、最近の関心テーマなどを一人10分程度で話しました。

自己紹介で出てきた単語で気になったものを、ホワイトボードに書いていきました。ホワイトボードには、たくさんのキーワードがプールされました (50個以上) 。

この体験で興味深かったのは、単にキーワードが並んでいるだけでも、ホワイトボードが有効に使われたことです。ホワイトボードを見ながら皆で話していると、異なる複数の単語が掛け合わさり、議論が盛り上がりました。


新しい使い方への気づき


仕事のミーティングでホワイトボードを使う場合は、うまくまとめて書こうという意識が働きます。

逆に言えば、まとまらないと思うとホワイトボードにどう書いていいか迷ってしまいます。

勉強会で思ったのは、単純にメモをするようにメンバーの発言を、その場でホワイトボードに拾っていくだけでも、ホワイトボードを使う効果があることです。

あらためて思ったのは、ミーティング中にさっきまで話し合っていた論点やキーワードは、自分が思っているほど全てを覚えきれていないということです。

参加者の発言を聞いたり、自分が発言しようとしていることを考えていると、その内容に集中します。ミーティングの全体の流れやそれまでに出たキーワードへの意識が低くなります。

ホワイトボードにキーワードや論点が書かれているだけで、ミーティング内容が可視化されます。可視化によって、それまで話し合ったことが整理されるだけではなく、新しい気づきにつながります。

参加者は皆、ホワイトボードを見ながら考えたり発言をするので、メンバー間の認識が揃う効果もあります。

ホワイトボードを使うことによる別の効用は、ミーティングで自分がリーダーシップを出せることです。

皆の発言を拾いながらホワイトボードに書く役割をしていると、会議をファシリテーションできます。参加者に発言を促したり、他の人に話を振ることによって会議の場が活性化されます。


まとめ (ホワイトボードの効用と有効な使い方)


今回の内容をまとめます。ミーティングでホワイトボードを使うことによる効用は、以下です。


ホワイトボードの効用

  • ミーティング内容の可視化 (言語化や図解) と整理。可視化によってアイデアが生まれるなど新しい気づきが得られる
  • 議論の内容が可視化されたホワイトボードを見ながら話し合うので、メンバーの認識が揃いやすい
  • リーダーシップを発揮できる。参加者の発言を促しやすくなり、会議をファシリテーションできる。会議の場が活性化される


ミーティングでホワイトボードに何を書くとよいかのまとめです。

以下を普段の仕事での会議でホワイトボードに書くと、会議がより良くなります。


ホワイトボードを有効に使うために、書くと良いこと

  • 会議のゴール設定 (会議が終わった時の目指す状態)
  • 論点 (問い)
  • キーワード (その時はキーワードだと思わなくても、ホワイトボードにメモで書いておく)
  • 図解や表
  • 決まったこと、次回への持ち越し、アクションアイテム (ToDo: 何を・誰が・いつまでに)


最後に


今回の関連エントリーのご紹介です。冒頭で取り上げた、参加した勉強会について書いたものです。

よろしければ、ぜひご覧ください。


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書いている人 (多田 翼)

ベンチャーから一部上場企業の経営・事業戦略を支援。マーケティング、コンサルティング・アドバイザー・メンター、プロダクトマネジメント。前職は Google でシニアマーケティングリサーチマネージャー、現在は独立 (詳細は LinkedIn または Facebook をご覧ください) 。

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1981年 (昭和56年) 生まれ。名古屋出身、学生時代は京都。現在は東京23区内に在住。気分転換は毎朝の1時間のランニング。