今回は、会議についてです。
- 会議の時間が長く、無駄が多い (生産的ではない…)
- 会議は準備が8割。どんな準備をすればいい？
- 準備の 3PM とは？
こんな疑問に答える内容を書きました。
この記事でわかること
この記事でわかるのは、会議設計です。
会議の準備をどうすればよいかを解説しています。
具体的に何を準備するか、どういう考え方を持っておけばよいかを書いています。ぜひ記事を最後まで読んでいただき、お仕事での参考にしてみてください。
会議の準備
いきなりですが、自分が会議オーナーになった会議には、どういう準備をしているでしょうか？
参加者を会議招集する、会議室を予約する、会議の資料を用意するなどをするなどが一般的ではないでしょうか。
会議が生産的な時間になるか、うまく機能するかは、会議の準備がどれだけできているかがポイントです。会議は準備が8割です。
では、会議の準備とは、具体的に何をすればよいのでしょうか？
キーワードは ｢3PM｣ です。
3PM で準備する
会議の準備は、3つの P と、1つの M で進めます。私は覚えやすいように 3PM と呼んでいます。
具体的には、次の4つです。
会議準備の 3PM
- Purpose 目的
- People 参加者
- Process 会議の進め方･決め方
- Material 資料
以下、それぞれについて順番にご説明します。
Purpose 目的
- 会議の位置づけ。何をする場･時間なのかの定義
- ゴール設定。どういう状態になれば会議目的を達成したと言えるか
People 参加者
- 会議目的を達成するために必要な人。目的とゴール設定から逆算して参加者を決める
- 参加必須な人と、参加してもいい人に分けて考える
- なるべく必須な人だけにし、参加人数を無用に増やさない
Process 会議の進め方･決め方
- アジェンダと、アジェンダごとの重要論点の設定 (論点とは意思決定したい問い)
- アジェンダごとのプロセス。説明や議論の進め方、意思決定の方法を決める (例: リーダーが最後は決める、合議制)
- プロセスは、頭の中で具体的に会議のイメージが浮かぶようにする
Material 資料
- 会議で使う資料の準備。目的を達成するためにどんな資料が必要か
- 事前に参加者に見てもらうか、会議当日に見せるか
- 会議当日は、資料をつくった人が皆に説明をするか、各自がその場で黙読をするか (例: 3分時間をとって)
ここまで、会議の準備を 3PM でご紹介しました。
では、準備の目安はどれくらいでしょうか？
準備の目安
準備には時間をかけようと思えば、いくらでも時間を使うことができます。たとえ会議の準備は大切だと言っても、あまりに時間を使いすぎるのもよくありません。
私の準備の目安は、会議のことが不安よりも期待が大きくなることです。｢期待 ＞ 不安｣ になったと思えば、会議の準備が整ったと判断します。
期待とは具体的には、会議のプロセスが頭で描くことができ、会議の最後でゴール設定で考えた状態になっていることがイメージできていることです。
準備への余白
もう少し、会議の準備について、いくつかのポイントをご説明します。
注意したいのは、会議で準備したことに固執しすぎてしまうことです。
確かに会議の準備は大事で、会議は準備が8割です。ただし、準備内容はあくまで ｢仮説｣ です。
会議本番では、事前に想定した通りに進むとは限りません。その時に、会議オーナーとしてどう対応するかです。
準備内容の解像度を上げるのと同時に、会議当日では柔軟に対応できるよう準備に ｢余白｣ を持っておきます。このバランスを大事にします。
会議の始め方
会議を始める時のポイントです。
冒頭で会議準備の Purpose (目的) を必ず参加者に伝えます。
何をする場なのかの目的と、ゴール設定の認識を併せます。ゴール設定は、どんな状態になれば会議を終われるのかの終了条件と言えるものです。
ゴール設定のすり合わせをやってから、各アジェンダに入ります。アジェンダに入る前におおよその時間配分を伝えるのもやっておくといいです。
まとめ
今回は、仕事での会議について、会議準備の大切さや具体的に何を準備するのかをご紹介しました。
最後に今回の記事のまとめです。
会議準備の 3PM
- Purpose: 目的とゴール設定を決める (会議目的を達成したと言える状態)
- People: 目的を達成するために必要な参加者を呼ぶ
- Process: 会議の進め方･決め方を決める
- Material: 資料。事前に読んでもらうか、当日は本人の説明 or 皆が黙読かも決める
準備、会議の始め方
- 会議準備は ｢期待 ＞ 不安｣ になったと思えば準備が整ったと判断する
- 会議本番では事前に想定した通りに進むとは限らない。会議当日では柔軟に対応できるよう準備に ｢余白｣ を持っておく
- 会議の冒頭で目的･ゴール設定のすり合わせを必ずやる。ゴールへの認識をそろえてからアジェンダに入る