投稿日 2021/02/22

[仕事術] タスク管理のポイントは 5W1H と分解


今回は仕事術です。タスク管理の方法をご紹介します。


この記事でわかること


  • タスク管理の 5W1H
  • 5W1H が明確ではない2つの要因
  • タスクを明確にする分解方法 (企画書作成を例に)

この記事で書いているのは、仕事でのタスク管理の方法です。

5W1H と分解という2つのポイントから、タスクの作り方や管理方法を見ていきましょう。

ぜひ最後まで読んでいただき、お仕事での参考になればうれしいです。


5W1H でのタスク管理


皆さんは普段のお仕事で、タスクはどのように管理されているでしょうか?

ToDo リストをつくっている、カレンダーを使っている、手帳に書いている、ポストイットで貼り付けているなど、自分なりの工夫をされていらっしゃるかなと思います。

今回ご紹介したいのは 5W1H からのタスク管理方法です。以下のように 5W1H の6つの項目でタスクを明確にしてみるといいです。


5W1H でのタスク管理
  • Why なぜ
  • What 何を
  • When いつ
  • Where どこで
  • Who 誰と, 誰が, 誰に
  • How どのように


以上の 5W1H からタスクをぜひ整理してみてください。

もちろん6つの項目の全てを ToDo リストや予定表に記入する必要はありません。必要に応じてで良いです。

少なくとも自分の中で言葉にして明確になっていると、タスクが整理できます。言語化の目安は、もし人に聞かれれば自分の言葉で答えられることです。

* * *


タスクが 5W1H で整理できない要因


では、タスクを 5W1H でうまく説明ができなく、あいまいになっている状況を考えてみましょう。

なぜこのような状態が起こるのでしょうか?

要因は突き詰めると次の2つです。


タスクが 5W1H で整理できない要因
  • 自分が必要な情報を持っていない (例: タスクの期日を知らないので When が書けない)
  • タスクの粒度が大きすぎる


それでは、後者の 「タスクの粒度が大きすぎる」 について掘り下げてみましょう。


タスクの粒度を適切にする


大きすぎるタスクは、自分が具体的に何から手をつけていいかわかりません。

例えば仕事で 「新サービスの企画書をつくる」 というタスクがあるとします。これだけを見て自分が何から始めていいかわからなければ、それはタスクの粒度が大きすぎるということです。

この場合はタスクを分解してみるといいです。


タスクの分解例


大きすぎるタスク 「新サービスの企画書をつくる」 を、次のように分解してみます。


新サービスの企画書をつくる
  • 企画書の目的と受け手を明確にする
  • 企画に必要な情報項目を洗い出す (受け手が知りたい情報は何か)
  • 項目ごとに 「なぜ・何を・いつ・どこで・誰から・どうやって」 集めるかを把握する (5W1H で分解)
  • 優先順位を決め対応する
  • 企画書の初期ドラフト段階で受け手と認識を合わせる
  • フィードバックを反映し企画書を仕上げる



大きすぎるタスクであれば、自分が動ける具体的なイメージができるまで分解をしていくといいです。

分解に 5W1H を使います。分解した小さいタスクのそれぞれで 5W1H からやることが明確にできれば、何を・いつまでにやるかが見えてきます


まとめ


今回は仕事でのタスク管理についてでした。ポイントは 5W1H と分解です。

最後にまとめです。


タスクは 5W1H で明確にして管理する
  • Why なぜ
  • What 何を
  • When いつ
  • Where どこで
  • Who 誰と, 誰が, 誰に
  • How どのように


タスクが 5W1H で整理できない要因
  • 自分が必要な情報を持っていない (例: タスクの期日を知らないので When が書けない)
  • タスクの粒度が大きすぎる


粒度が大きすぎるタスクの分解例 (新サービスの企画書をつくる)
  • 企画書の目的と受け身を明確にする
  • 企画に必要な情報項目を洗い出す (受け手が必要としている情報は何か)
  • 項目ごとに 「なぜ・何を・いつ・どこで・誰から・どうやって」 集めるかを把握する (5W1H で分解)
  • 優先順位を決め対応する
  • 企画書の初期ドラフト段階で受け手と認識を合わせる
  • フィードバックを反映し企画書を仕上げる


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書いている人 (多田 翼)

Aqxis 合同会社の代表 (会社 HP はこちら) 。Google でシニアマーケティングリサーチマネージャーを経て独立し現職。ベンチャーから一部上場企業の事業戦略やマーケティングのコンサルティングに従事。

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最も力を入れているのはニュースレターです。

名古屋出身、学生時代は京都。気分転換は朝のランニング。