今回は仕事術です。タスク管理の方法をご紹介します。
✓ この記事でわかること
- タスク管理の 5W1H
- 5W1H が明確ではない2つの要因
- タスクを明確にする分解方法 (企画書作成を例に)
この記事で書いているのは、仕事でのタスク管理の方法です。
5W1H と分解という2つのポイントから、タスクの作り方や管理方法を見ていきましょう。
ぜひ最後まで読んでいただき、お仕事での参考になればうれしいです。
5W1H でのタスク管理
皆さんは普段のお仕事で、タスクはどのように管理されているでしょうか？
ToDo リストをつくっている、カレンダーを使っている、手帳に書いている、ポストイットで貼り付けているなど、自分なりの工夫をされていらっしゃるかなと思います。
今回ご紹介したいのは 5W1H からのタスク管理方法です。以下のように 5W1H の6つの項目でタスクを明確にしてみるといいです。
✓ 5W1H でのタスク管理
- Why なぜ
- What 何を
- When いつ
- Where どこで
- Who 誰と, 誰が, 誰に
- How どのように
以上の 5W1H からタスクをぜひ整理してみてください。
もちろん6つの項目の全てを ToDo リストや予定表に記入する必要はありません。必要に応じてで良いです。
少なくとも自分の中で言葉にして明確になっていると、タスクが整理できます。言語化の目安は、もし人に聞かれれば自分の言葉で答えられることです。
* * *
タスクが 5W1H で整理できない要因
では、タスクを 5W1H でうまく説明ができなく、あいまいになっている状況を考えてみましょう。
なぜこのような状態が起こるのでしょうか？
要因は突き詰めると次の2つです。
✓ タスクが 5W1H で整理できない要因
- 自分が必要な情報を持っていない (例: タスクの期日を知らないので When が書けない)
- タスクの粒度が大きすぎる
それでは、後者の ｢タスクの粒度が大きすぎる｣ について掘り下げてみましょう。
タスクの粒度を適切にする
大きすぎるタスクは、自分が具体的に何から手をつけていいかわかりません。
例えば仕事で ｢新サービスの企画書をつくる｣ というタスクがあるとします。これだけを見て自分が何から始めていいかわからなければ、それはタスクの粒度が大きすぎるということです。
この場合はタスクを分解してみるといいです。
タスクの分解例
大きすぎるタスク ｢新サービスの企画書をつくる｣ を、次のように分解してみます。
✓ 新サービスの企画書をつくる
- 企画書の目的と受け手を明確にする
- 企画に必要な情報項目を洗い出す (受け手が知りたい情報は何か)
- 項目ごとに ｢なぜ･何を･いつ･どこで･誰から･どうやって｣ 集めるかを把握する (5W1H で分解)
- 優先順位を決め対応する
- 企画書の初期ドラフト段階で受け手と認識を合わせる
- フィードバックを反映し企画書を仕上げる
大きすぎるタスクであれば、自分が動ける具体的なイメージができるまで分解をしていくといいです。
分解に 5W1H を使います。分解した小さいタスクのそれぞれで 5W1H からやることが明確にできれば、何を･いつまでにやるかが見えてきます。
まとめ
今回は仕事でのタスク管理についてでした。ポイントは 5W1H と分解です。
最後にまとめです。
タスクは 5W1H で明確にして管理する
- Why なぜ
- What 何を
- When いつ
- Where どこで
- Who 誰と, 誰が, 誰に
- How どのように
タスクが 5W1H で整理できない要因
- 自分が必要な情報を持っていない (例: タスクの期日を知らないので When が書けない)
- タスクの粒度が大きすぎる
粒度が大きすぎるタスクの分解例 (新サービスの企画書をつくる)
- 企画書の目的と受け身を明確にする
- 企画に必要な情報項目を洗い出す (受け手が必要としている情報は何か)
- 項目ごとに ｢なぜ･何を･いつ･どこで･誰から･どうやって｣ 集めるかを把握する (5W1H で分解)
- 優先順位を決め対応する
- 企画書の初期ドラフト段階で受け手と認識を合わせる
- フィードバックを反映し企画書を仕上げる