2019/06/30

成果を出す会議のファシリテーション。会議の準備と会議中のポイント




今回は、会議でのファシリテーションについてです。

  • 仕事の会議で、何のために集まっているかがわからない時がある
  • 会議を仕切る役割なのに、うまくできない
  • 成果を出すファシリテーションの方法

こんな疑問に答える内容でブログを書きました。


この記事でわかること


この記事でわかるのは、仕事の会議を生産的にするファシリテーションの方法です。

会議の場で建設的な議論ができ、出席してよかったと思える、集まった意味のある会議にするやり方を解説します。

会議で成果を出すためのファシリテーションの参考になると思いますので、ぜひ最後まで読んでいただき、仕事での会議の参考にしてみてください。


まずは会議の準備


私が普段、仕事の会議でファシリテーターをする時に大事にしているのは、会議の準備と会議中のファシリテーションです。

会議の準備では、具体的には以下を詰めます。


会議の準備
  • 目的とゴール設定を明確にする
  • アジェンダをつくる
  • アジェンダごとの会議の進め方を想定する。時間配分を決める


準備の中でも重要なのは、目的とゴール設定です。

ゴール設定とは、具体的にどのような状態になれば、会議の目的を達成したと言えるかです。会議の終了条件とも言えます。

目的とゴール設定を言語化し、ゴール設定については 「~ に合意している」 や 「~ へのアクションが明確になっている」 というような表現を使います。ポイントは 「している」 と、言い切る表現を使うことです。


成果を出すファシリテーションの方法


ここからは、会議中にやるファシリテーションの方法を解説します。


会議中のファシリテーション
  • 地図とコンパス
  • 発言の可視化
  • 活性化
  • 合意形成


以下、それぞれについてご説明します。


[ポイント 1] 地図とコンパス


ここで言う地図とコンパスとは、会議の準備で設定した目的とゴールに対して、今の議論はどこにいるか、ゴールに向かっているかです。

ファシリテーションで大事なのは、目の前で議論されていることに対して、現在位置と向かう先を常に意識することです。方向が大きくずれていると思ったら、ファシリテーターには整える役割が求められます。


[ポイント 2] 発言の可視化


会議で参加者から出たアイデアや意見など、発言を可視化していきます。

可視化にはホワイトボードが有効です。

ホワイトボードを書くには、どう書けばよいか、その場でまとめるのが苦手と思ってしまうかもしれません。

発言をホワイトボードで書いている時には、無理にまとめようとしないのがコツです。イメージは、メモを取るようにホワイトボードに発言を拾っていきます。

ホワイトボードに書くかどうかの判断基準は、会議の目的やゴールにつながると思うものです。目的と照らし合わせて書いておいたほうがいいと思えば、まとまっていなくてよいのでホワイトボードに残しておきます。

書いた内容をまとめるのは、後からでよいです。発言を一通り書ければ、自然とまとめられます。


[ポイント 3] 活性化


会議では、参加者同士の発言を促し、いかに場を活性化できるかです。

発言を促すために、ファシリテーターは参加者に問いかけをします。具体的には、次のような質問を投げかけるとよいです。


発言を促す問いかけ
  • なぜそう考えるか?理由は何か?
  • 具体的には?例えば?
  • 他にはないか?


最初の発言だけでは、他の参加者に伝わっていない、ファシリテーターである自分でもまだ理解が十分でないと思ったら、積極的に問いかけをし発言の意図を深掘りしていきます。

また、発言に対しては、ファシリテーターは内容に耳を傾け、耳だけではなく目や身体を発言者に向けます。

発言を受け取ったこと、感謝の気持ちを示し、発言者は発言してよかったと思ってもらうような対応をします。これを積み重ねれば、会議での心理的安全性がつくられます。自分は会議に出てよかった、皆に受け入れられているという雰囲気ができます。

なお。発言によってはアジェンダや論点とずれる、長々と話すなどには、ファシリテーターは話を戻したり切り上げるなどの対処は必要です。


[ポイント 4] 合意形成


ここまで、会議中のファシリテーションのポイントを、地図とコンパス、可視化と活性化について解説しました。

可視化と活性化は、会議での合意形成のための手段です。会議で何を決めたか、決定から会議後のアクションにどうつなげるかの合意形成が、会議の成果です。

合意形成は、会議の目的やゴールに沿っているかどうかがポイントです。

ただし、事前準備のシナリオ通りの合意形成にならないこともあり得ます。準備通りになることに固執するよりも、完璧主義は捨て、準備にはあらかじめ余白を持っておくとよいです。


まとめ


今回は、会議を生産的にするためにはどうすればよいか、会議で成果を出すファシリテーションの方法を解説しました。

会議におけるファシリテーターの役割は、触媒者です。会議参加者の意見やアイデアを引き出し、場を活性化し、合意形成につなげます。

ぜひ、今回の内容を参考に、仕事での会議で使ってみてください。

最後に今回の記事のまとめです。

  • 会議でファシリテーターをする時に大事にしているのは、まずは会議の準備。具体的には以下を詰める。
    • 目的とゴール設定を明確にする
    • アジェンダをつくる
    • アジェンダごとの会議の進め方を想定する。時間配分を決める

  • 会議中のファシリテーションのポイントは、
    • [地図とコンパス] 会議の準備で設定した目的とゴールに対して、今の議論はどこにいるか、ゴールに向かっているか
    • [発言の可視化] ホワイトボードにメモのように拾って書いていく
    • [活性化] 参加者に問いかけをし発言を促す
    • [合意形成] 会議の成果として、会議で何を決めたか、決定から会議後のアクションにどうつなげるか

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書いている人 (多田 翼)

複数のスタートアップ支援に従事。経営や事業戦略のコンサルティング・アドバイザー・メンター、プロダクトマネージャー、マーケター。前職は Google でシニアマーケティングリサーチマネージャー、現在は独立 (詳細は LinkedIn または Facebook をご覧ください) 。

1981年 (昭和56年) 生まれ。名古屋出身、学生時代は京都。現在は東京23区内に在住。気分転換は毎朝の1時間のランニング。note も更新しています。

内容は個人の見解です。