今回は、会議についてです。
会議を充実させるために5つのポイントを解説しています。
✓ この記事でわかること
- 会議の3つのタイプ (目的)
- 良い会議の特徴
- 会議を充実させる方法
この記事を読んでいただきたいと思うのは、普段の仕事での会議のやり方に不満や問題意識を持っている方です。
会議を充実させる方法をご紹介しているので、会議を自分が設定する会議オーナーになることがある方には、役に立つ内容になればと思います。また、良い会議とは何かを知りたいと思った方にも参考になればうれしいです。
ぜひ最後まで読んでいただき、お仕事での参考になればうれしいです。
会議の3つのタイプ
本題に入る前の前提としての共有です。
会議には大きく分けると、3つのタイプがあります。目的とも言えます。
✓ 会議の3つのタイプ (目的)
- 情報共有 (例: 毎月の定例会議)
- 意思決定 (例: 商品コンセプトを複数案から決める会議)
- 発想を広げる (例: ブレスト会議)
2つ以上を組み合わせた会議、例えば前半でブレストをして後半で意思決定をする会議もありますが、ビジネスでの会議は3つのうち少なくとも1つ以上が当てはまります。
良い会議にする方法
ではここからが本題で、良い会議にするにはどうすればいいかを見ていきましょう。先ほどの会議の3つのタイプのうち、特に2つ目と3つ目の意思決定や発想を広げる会議を想定しています。
結論を言うと次の5つです。
✓ 良い会議にする方法
- 準備をする
- 会議の始めに目的とゴールの認識をそろえる
- 発言の可視化
- 会議のゴール達成を振り返る
- 終了前に決まったことの認識を確認する (クロージング)
では順番に5つを見ていきましょう。
[良い会議 1] 準備
私は会議を良くするためには ｢準備が8割｣ だと考えています。
会議の準備として次のことが明確にすると、良い会議にできます。
✓ 会議の準備項目
- 目的
- ゴール設定 (ゴールとは目的が達成された時の具体的な状態)
- アジェンダ (ゴールから逆算されたアジェンダ)
- 会議資料
目的とゴール、主要アジェンダが関係者に事前にアナウンスし、必要な資料も共有しましょう。資料については、目を通すだけで良いのか、何か意見やアイデアを出してほしいのかも伝えるといいです。
以上の参加者への事前共有は、少なくとも会議開始時刻の24時間より前が望ましいです。例えば会議が水曜日の午後1時からなら、事前連絡は遅くとも火曜の午後1時までです。
[良い会議 2] 冒頭で目的･ゴールの認識合わせ
会議の最初に、会議の目的とゴール、アジェンダを示し参加者での認識をそろえます。
これは普段の会議でよくありますが、会議をいきなり各論から入る会議があります。そうではなく、まず全体像からです。
なお、必要に応じて会議の最初の数分はあえて雑談時間にしてもいいでしょう。雑談の目安は会議時間の 10% 以内です。
私がクライアントとのミーティングでよくやっているのは、アジェンダの1つ目に ｢雑談｣ と入れてあります。貴重な会議時間を雑談に使っても、場が温まればその後の本題の議論もしやすくなります。
[良い会議 3] 発言の可視化
参加者からの発言や意思決定が可視化すると、良い会議にできます。
直接参加者が集まる会議なら会議室にあるホワイトボードを使い、オンラインならドキュメントやスライドに記入していき、リモート会議の画面に表示します。リアルタイムで議事録を書いていき、それを画面共有してもいいです。
会議の発言を一言一句を記録する必要はありませんが、アジェンダ、論点、論点への主要意見、意思決定やアクション、次回への持ち越しは可視化することが大事です。
[良い会議 4] ゴール達成の確認
会議は目的を達成するための手段です。会議を終える時に会議目的が達成できたか、つまり設定したゴール状態になっているかを確認します。
時間切れで 100% 目的が達成できなかった場合は、ゴール設定のどこまでが達成できて、何が到達できなかったのかを明確にすると良いです。
[良い会議 5] クロージング
会議終了の前にクロージングの時間を取ります。クロージング時間の目安は会議時間の同じく 10% です。1時間の会議なら5分程度は取ります。
クロージングでは、意思決定や決まったアクション (ToDo) は何かを確認します。ToDo は何を･誰が･いつまでにを明確にするといいです。
以上について参加者で認識を合わせて会議を終了させます。
まとめ
今回は、充実した良い会議にするためにはどうすればいいかを5つのポイントで解説しました。
最後にまとめです。
良い会議にする方法
- 準備。目的とゴール, アジェンダ, 会議資料
- 会議の始めに目的とゴールの認識をそろえる
- 発言の可視化。ホワイトボード, ドキュメントやスライドを画面共有
- 会議ゴール達成の振り返り
- 終わりに決まったことや ToDo の確認。最後の5分程度はクロージングの時間にする
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