今回は、仕事での引き継ぎについてです。
- 仕事を引き継ぐ時のポイント
- 自分が後任者の場合は？
- 自分も相手も成長できる引き継ぎ方法
こんな疑問に答える内容を書きました。
この記事でわかること
この記事でわかるのは、仕事での引き継ぎ方法です。
引き継ぎの機会をうまく使い、自分の成長や引き継ぐ相手の成功を目指すやり方をご紹介します。
ぜひ記事を最後まで読んでいただき、お仕事での参考にしてみてください。
引き継ぎは成長機会
いきなりですが、お仕事でのご自身の業務を誰かに引き継ぐ時に、何か工夫をされていることはあるでしょうか？
自分が後任者となる時には、どんなことを意識して仕事を引き継いでいるでしょうか？
仕事での引き継ぎは、機会をうまく活かせば成長につながります。自分が後任の人に渡す場合は、自分の仕事の意味合いや進め方を棚卸しになります。引き継ぎにより、自分の仕事のやり方を型化できます。
後任者として仕事を引き継ぐ場合も、普段は深くまでは知ることができない他者の仕事の進め方、仕事への考え方を学ぶ機会になります。
では、業務の引き継ぎをどのようにすれば、お互いの成長につながるでしょうか？
引き継ぎのポイント
自分の仕事を引き継いでもらう場合に、引き継ぎのポイントは次の5つです。
引き継ぎのポイント (渡す場合)
- 全体像の把握
- 3つの目 (鳥, 虫, 魚)
- Why, Who, How
- 成功要因 (KSF)
- 事実と解釈
以下、それぞれについて順番にご説明します。
[ポイント 1] 全体像の把握
まずは引き継ぎ業務の全体像です。
全体像では、3C のフレームを使うとよいです。顧客、競合、自社の3つです。
競合は文字通りの他社の場合もありますが、直接の競合他社がいないような業務では、競合とはその仕事がなくなるとしたらどんな代替手段があり得るかです。
自社については、社内でのその業務の位置づけを見ます。全社の中で、事業の中で、組織の中で、どんな意味合いを持つ業務なのかです。
[ポイント 2] 3つの目
2つのポイントは、3つの目です。
3つとは、鳥の目、虫の目、魚の目です。それぞれ、次のような視点で引き継ぎ業務を整理します。
3つの目
- 鳥の目：空から俯瞰するように業務の全体を把握する
- 虫の目：業務の中身を具体化する
- 魚の目：バリューチェーンや手順などの流れを可視化する
[ポイント 3] Why, Who, How
引き継ぎ業務を 5W1H で分解します。
その中でも特に、Why, Who, How の3つで整理します。
Why とは、引き継ぐ業務の存在意義です。どんな目的でやっている仕事なのか、なぜその業務は存在しているのかです。
Who は誰が関わるかです。関係者の中でも特にキーパーソンは誰なのかを明確にします。
How は具体的な仕事の進め方です。引き継ぎ業務を見る時に、いきなり How から入りがちですが、How の前にあらためて Why を考えてみるといいです。
[ポイント 4] 成功要因 (KSF)
ここで言う KSF とは、引き継ぎ業務を成功させる要因です。業務をやってきた担当者だからこそわかる、その仕事の勘所です。
業務の勝ち筋をあらためて言語化することによって、本質理解につながります。
[ポイント 5] 事実と解釈
引き継ぎ相手への説明で、何が事実で、どこからが自分の解釈や主観なのかは、きっちりと分けるといいです。
例えば、その仕事での取引先の担当者の印象は、自分の主観であり、人によって印象は異なります。
仕事の引き継ぎに限らず、他人に何かを説明する時には、事実と意見を分けて話すとよいです。
自分が後任者の場合
ここまで、自分が相手に渡すケースでの仕事の引き継ぎについて、ポイントを5つご説明しました。
ご自身が後任者の場合に気をつけることは何でしょうか？
先ほどの5つは後任者の立場でも当てはまります。
引き継ぎのポイント
- 全体像の把握
- 3つの目 (鳥, 虫, 魚)
- Why, Who, How
- 成功要因 (KSF)
- 事実と解釈
これらを意識して引き継ぎ内容を聞き、足りない場合は質問をして曖昧なところをなくしておくようにします。
もう1つ加えると、守破離です。
以下のように、引き継いだ仕事を3つの段階で自分の成長につなげます。
引き継ぎでの守破離
- 守：引き継いだ内容をそのまま忠実に守って進める
- 破：工夫を入れ、少しずつ自分のやり方にアレンジする
- 離：自分独自の仕事の方法として確立する
まとめ
今回は、仕事での引き継ぎについてでした。いかがだったでしょうか？
ぜひ、お仕事で引き継ぎ業務をされる時には参考にしてみてください。
最後に今回の記事のまとめです。
1.
仕事での引き継ぎは成長機会になる。仕事の意味合いや進め方の棚卸し、やり方の型化。
後任者の場合は、普段は深くまでは知ることができない他者の仕事の進め方や姿勢を学べる。
2.
引き継ぎのポイント (渡す場合)
- 全体像の把握
- 3つの目 (鳥, 虫, 魚)
- Why, Who, How
- 成功要因 (KSF)
- 事実と解釈
3.
後任者の立場では、5つを意識して引き継ぎ内容を聞く。足りない場合は質問をして曖昧なところをなくす。
もう1つ加えると、守破離。
- 守：引き継いだ内容をそのまま忠実に守って進める
- 破：工夫を入れ、少しずつ自分のやり方にアレンジする
- 離：自分独自の仕事の方法として確立する